Коллеги, скиньте ссылку: действительно ли видеоконференцсвязь экономит бизнесу время и деньги

Для крупного бизнеса эффективное управление ресурсами – это не только вопрос экономии, но и стратегического развития. В условиях масштабирования, запуска новых направлений и перераспределения бюджетов особенно важно сохранять устойчивые каналы взаимодействия – как внутри команды, так и с внешними партнерами. Некоторые привычные форматы, например, командировки или очные встречи, могут временно отойти на второй план. Однако это не значит, что от взаимодействия придется отказаться – логичной альтернативой станут онлайн-конференции. Разбираемся, как использовать сервисы видеоконференцсвязи (ВКС) для разных целей и не потерять преимущества живого общения.

Без поездок и перелетов

Мероприятия – неотъемлемая часть корпоративной культуры. Их организация требует множества финансовых и человеческих ресурсов. Так, для деловой встречи с партнерами из другого города нужно найти подходящее помещение, вызвать такси, купить билеты на самолет и арендовать жилье. Большую часть времени займет дорога, которая отнимает много времени, сил и снижает продуктивность.

Ударить по бюджету компании могут и обучающие тренинги. В среднем бизнес тратит на это 343 тыс. рублей в год, в цену входит аренда аппаратуры, питание, подготовка спикеров, раздаточные материалы. Онлайн-формат позволяет избежать этих издержек и не потерять качество взаимодействия.

Встречаемся в интернете: преимущества видеосвязи

Современные цифровые решения постоянно развиваются, и с каждым годом ВКС предлагает все более широкий спектр возможностей.

Высокое разрешение. Сейчас большинство сервисов поддерживает видео в формате HD и 4K, а интеллектуальные алгоритмы шумоподавления и эхокомпенсации делают звук более чистым. Дополнительно доступны функции автонастройки яркости и фокуса камеры, распознавания голоса. И даже если связь становится нестабильной, платформы адаптируются к скорости интернет-соединения, поэтому звонок не прерывается.

Демонстрация и совместная работа с контентом. Участники показывают в реальном времени презентации, видео и графики, а также обмениваются документами и таблицами. Многие платформы включают функцию совместного редактирования файлов, поэтому вносить правки можно прямо в процессе беседы. И визуализировать идеи в две, три или четыре руки: благодаря специальным интерактивным доскам сразу несколько сотрудников записывают свои мысли, а затем быстро оставляют обратную связь во встроенных чатах и опросах. Все это добавляет в онлайн-взаимодействие больше продуктивности и динамики, максимально приближая его к очным встречам.

Расширение географии сотрудничества. Видеоконференции стабильны в любом уголке планеты – компании-разработчики размещают серверы в разных географических регионах. «При подключении пользователя система автоматически выбирает ближайший сервер, чтобы обеспечить надежное соединение. Так, компании взаимодействуют с партнерами и клиентами по всему миру без необходимости физического перемещения», – поясняет Роман Королев, коммерческий директор Яндекс 360.

Снижение организационных расходов. Не нужно арендовать помещения и техническое оборудование. Видеокамеры для звонков и микрофоны сейчас встроены практически в каждую модель ноутбуков и есть в смартфонах.

Запись встреч. Функция позволяет сохранять видео обсуждений и анализировать, как все прошло. При живом общении многие детали забываются, из-за чего позже страдает качество выполненной работы. А при записи онлайн-звонков всегда можно перепроверить, что именно имел в виду собеседник. Многие ВКС-сервисы, например, Телемост, поддерживают автоматическое сохранение видеозвонка. Кроме того, длительность записи встреч в десктоп-версии сервиса не ограничена.

Правила успешных тренингов и совещаний

Сервисы видеоконференцсвязи становятся неотъемлемой частью ИТ-ландшафта крупного бизнеса. Они эффективно встраиваются в корпоративные процессы: от регулярных управленческих совещаний до стратегических сессий, обучения персонала и проведения крупных мероприятий. Разберем несколько сценариев.

Координирование деловых встреч. Заранее подготовьтесь и определите повестку и цели – это поможет сосредоточиться на ключевых вопросах. Разошлите участникам материалы для обсуждения, чтобы у всех была возможность их изучить. И не забывайте уделять внимание таймингу: когда не нужно думать о дороге до дома и беспокоиться о сроках аренды помещения, легко потерять счет времени. Поэтому фиксируйте в таймере обсуждение вопросов по минутам.

Чтобы посторонние случайно или намеренно не нарушили беседу, назначьте код доступа и пароль к конференции. А затем пришлите каждому участнику в личном сообщении. Если онлайн-встречи проводятся регулярно и для разных групп, постоянно меняйте ссылку.

Организация совещаний. Эффективная планерка требует четкого распределения ролей. Назначьте модератора, который проследит за порядком и направит дискуссию, а также секретаря для фиксации основных задач и договоренностей. Используйте функции голосования и опросов, чтобы быстро принимать коллективные решения, а ближе к концу подведите итоги и обозначьте дальнейшие шаги – подойдет общий документ или чат, где будут указаны ответственные за выполнение задач и сроки.

Проведение тренингов. В данном случае помимо основной лекционной части важно продумать практику. Ведь при обучении в таком формате участники должны чувствовать вовлеченность не только спикера, но и друг друга, проявлять активность. Поэтому разделяйте их на группы внутри платформы и помещайте в отдельные онлайн-комнаты. Так, сотрудники выполнят задание узким кругом без вмешательства посторонних, и каждый попробует свои силы в решении того или иного задания.

Используйте программы с функцией зала ожидания, чтобы модераторы могли вручную определить, кого впускать на тренинг, а кого нет. Подобные условия повышенной безопасности критически важны для крупного бизнеса, который особенно заинтересован в надежной инфраструктуре. Вы минимизируете риски проникновения на мероприятие мошенников, у которых случайно оказалась ссылка на конференцию. В последнее время функции зала ожидания разрабатывают все больше российских сервисов, например, Телемост.

Назначьте модераторами сразу нескольких сотрудников. Тогда они оперативно просмотрят запросы на подключение, не задерживая всех членов команды, и быстро заблокируют нежелательных гостей, – поясняет Роман Королев, коммерческий директор Яндекс 360.