Пресс-тур: инструкция по применению

Влада Кондрахова

PR-специалист коммуникационного агентства MSPR

О том, как эффективно спланировать пресс-тур, рассказала Влада Кондрахова, PR-специалист коммуникационного агентства MSPR.

Определяем цели и задачи пресс-тура 

Первое, что нужно сделать при планировании – определить цели и задачи пресс-тура. Детально проработайте, что компания хочет получить по итогу . 

Например, целями тура могут быть:

• повысить узнаваемость и престижность мероприятия/компании; 
• увеличить лояльность к бренду; 
• улучшить дружеские отношения со СМИ.

Примеры задач:

• проинформировать общественность о событии/выпуске нового продукта; 
• привлечь внимание к проблеме;
• увеличить продажи.

Обязательно согласовывайте и обсуждайте каждый пункт с руководством бренда. Это важно сразу по нескольким пунктам.

Во-первых, у компании должны совпасть ожидания от пресс-тура с тем, что получится в реальности. 

Во-вторых, во время обсуждения вы можете выявить дополнительные задачи, которых не было изначально. Например, во время обсуждения мероприятия, посвященного науке, мы поняли, что заказчику важны еще две подзадачи: освещение деятельности одной организации и повышение цитируемости конкретного спикера. Такие подзадачи появляются только в процессе обсуждения. 

Когда цели и задачи сформулированы, можно готовить программу и подбирать релевантные СМИ.

Аккредитация журналистов

Чтобы подобрать лояльный пул мало просто обратиться в редакцию. Нужно провести тщательный анализ, кто именно пишет на вашу тему, кто ей горит. Высший пилотаж – найти личные контакты журналиста и увлечь их своим мероприятием.  

Бывали ситуации, когда редакция отказывала, а мы заходили со стороны конкретного автора и получали положительный ответ. 

Как же увлечь корреспондента?

После того, как мы подобрали пул лояльных СМИ, составляем письмо-приглашение:

• В теме письма важно сразу обозначить, что это пресс-тур. Если поездка предстоит в известное туристическое место – его также нужно указать в заглавии. 
• В теле письма – расписать программу, человек должен понимать, что его ждет, с одной стороны. С другой, эта программа и должна его увлечь. 
• Четко указать: когда, куда и на сколько предстоит ехать. 
• Тут же – прописать, что нужно для аккредитации и сроки окончания подачи заявок. 
• Указываем, что все расходы покрываются.
• Если есть красивые фотографии места, где пройдет мероприятие – прикрепляем.

Но и это не все. После отправки начинаем обзванивать СМИ. Письмо может потеряться, попасть в спам. Нам же нужно обозначиться и лично ответить на все вопросы. Если журналиста что-то смущает, стараемся развеять его сомнения. Если получаем отказ – спрашиваем, почему. Зачастую на причины можно повлиять. Так, мы выяснили, что один корреспондент отказался из-за неудобного времени выезда. Организация отдельного трансфера на другой день решила проблему. Автор попал на пресс-тур. 

Чаще всего во время первого звонка нам говорят: «Подумаем». В этом случае уточняем, когда можно перезвонить и не теряем контакт из виду.

Организация поездки

Задачи намечены, пул журналистов сформирован – пора прорабатывать поездку. Важно помнить: пресс-тур – это сочетание работы и новых впечатлений. Мы, как пиар-агентство, должны обеспечить комфорт на каждом этапе. 

Выбираем удобный трансфер, смотрим, входит ли питание. Даже если это недолгое путешествие – нужно предусмотреть еду и напитки для приглашенных. Статья расходов небольшая, а приятно. Важно заботиться об их удобстве и показать, что вам важен их комфорт. 

В программу нужно включить совместный обед или ужин. Выбираем для этого колоритный местный ресторан. Здесь мы сможем создать дружескую теплую обстановку, где у журналистов будет возможность познакомиться друг с другом и лучше узнать вас. Хорошо, если у представителя компании получится выбраться на эту встречу, поприветствовать всех.

Когда мы формируем маршрут, то стараемся организовать экскурсию. Даже небольшая обзорная прогулка будет кстати. Новые впечатления будут приятным дополнением к рабочей поездке. Получается сочетание 70 на 30: большую часть времени журналисты работают, но и об их досуге мы тоже заботимся. 

Бывает, что программа настолько насыщена событиями, что на экскурсию времени совсем не остается. У нас так было во время поездки на Кольский полуостров. И тут мы нашли выход: на 15 минут заехали в красивое место, где смогли перевести дыхание и сделать несколько памятных фотографий.

Эксклюзив

Журналисты в первую очередь едут за уникальной информацией. Если вы сможете организовать эксклюзивное интервью с представителем компании – статья о вашем мероприятии получится еще лучше.  

Пиар-специалисты едут в эту поездку не только как организаторы, но и как помощники СМИ. Нужно продумать комфорт до мелочей. Относиться к ним с теплотой и любовью, выстроить качественные дружеские отношения. 

На заметку пиарщику!

Помощником для пиарщика станет группа в мессенджере. В нее нужно добавить всех участников пресс-тура. В чате вы сможете оперативно обсуждать организационные вопросы, а также формировать узкое комьюнити с дружеской атмосферой. Здесь же удобно делиться пиар-документами. Создаем отдельную папку, куда выкладываем все материалы: биографию спикеров, справку о мероприятии, ориентировку, согласованные пресс-релиз, а после мероприятия – пост-релиз и фотографии. Ссылку закрепляем в группе.

Будьте готовы к неожиданным поворотам. За день до поездки часто приходят отказы. На этот случай – не отказывайте тем, кому не хватило места. Честно скажите, что хотя сейчас мест нет, вы с ними свяжетесь, если появится свободный слот.

Заранее проговорите с авторами темы, которые не стоит поднимать. Даже самые лояльные СМИ могут ненароком задать не тот вопрос. После тура не теряем связь: поздравляем участников тура со всеми праздниками. 

И помним: главное в организации пресс-тура – относиться к журналистам с теплотой и любовью. И тогда они ответят вам взаимностью.