Россия+7 (495) 960-65-87

Управление проектами через workflow. Как наладить производство в два шага

Россия+7 (495) 960-65-87
Шрифт:
0 5605

Управление задачами в плотном потоке проектов подобно жонглированию. Упал один шар из дюжины — это уже большая проблема. Пытаться поднять — увеличивать риски уронить остальные. Забыть про него — представление будет неполным. И при любом исходе доверие к профессионализму жонглера подорвано.

Проджект-менеджеру еще сложнее. Жонглера ценят за яркое шоу, а труд проджекта должен быть максимально незаметен. Однако часто в обойме проджект-менеджера накапливается такое количество проектов, что постоянные провалы в каждом из них становятся нормой жизни. И его начинают ценить за шоу по поднятию шаров. То есть за потери ресурсов, потраченных на исправление ранее созданных проигрышных ситуаций.

Решение этой проблемы мы видим в использовании корпоративных стандартов моделей управления повторяющимися задачами. Корпоративных — потому что стандарты должны быть разработаны до момента найма проджекта. Менеджер может выбирать оптимальное решение для конкретного проекта/команды самостоятельно, исходя из заранее описанных регламентов, а не изобретать новые правила игры для каждого нового случая.

Основа стандартов — 2 типа документов

Воркфлоу (англ. workflow — «поток работ»)

Если новичок не сможет за 1 минуту разобраться, как устроено взаимодействие между участниками проекта и на какие этапы делится выполнение услуги, перед нами плохой воркфлоу. Хороший документ позволяет профессионалу за 5 секунд понять, на ком именно застрял процесс, если проект вдруг встал.

Регламенты

Регламенты детализируют воркфлоу, описывая, как именно происходит приемка-передача информации/данных/материалов и какая технология стоит за выполнением каждой задачи.

Мы настроили бесперебойную работу в продакшене «Кинетики» в 2 этапа:

Шаг 1. Определяем единый процесс работы

Ключевые вопросы для формирования единых коммуникационных потоков:

● Какова последовательность работ?

● Кто несет ответственность за каждый этап?

● Какова последовательность коммуникации между сотрудниками/отделами?

● Какие именно происходят коммуникации?

В каждом регулярном процессе задействованы одни и те же специалисты. В коммуникации принимают участие 4 стороны: Специалисты, PM (проект-менеджер), АМ (аккаунт-менеджер) и Клиент. Одна из задач PM — строго следить за этапами производства и последовательностью коммуникаций.

Для наглядного представления взаимодействия мы разбили работу по каждой услуге на блоки:

В схеме используются следующие обозначения:

shifr.jpg

Реализация воркфлоу через блок-схемы позволяет отразить большое количество информации в сжатом объеме.

Возьмем один фрагмент:

fragm.jpg

Интерпретация:

  • Проджект-менеджер ставит задачу на формирование гипотез (1) стратегу, который совместно с оптимизатором формирует гипотезы и передает их PM через согласование (где PM проверяет соответствие гипотез с брифом).
  • PM формирует техническое задание на внесение правок на сайт (2) и передает его стратегу, который совместно с оптимизатором и разработчиками вносит эти изменения (3) через интерфейс VWO (Visual Website Optimizer) и, если есть гипотезы, которые стандартными средствами VWO проверить нельзя, ставит задачу разработчикам на программирование вариации.
  • После выполнения задания стратег информирует PM о готовности к запуску, PM проверяет, тестирует вариацию и дает добро на запуск тестирования. Это считается сдачей работ (4).

Детализацию я описал в регламенте: как именно ставить задачи, где брать шаблон для заполнения гипотез, как правильно их генерировать, как тестировать и т.д. Обычно регламентами пользуются новички или джуниоры, а опытные специалисты обращаются только к воркфлоу, т.к. правила работы и технологии им уже известны и находятся в оперативной памяти.

Шаг 2. Ретроспективы. Делаем поток более эффективным

Большой плюс такой схемы — возможность ретроспективы проектов, когда нужно разобрать сбой или какую-то проблему при ведении проекта. Руководителю отдела или директору в этом случае понятно: кто, что и когда делал, с кем общался. За несколько секунд можно определить, на каком этапе возникла проблема и где следует поправить регламент, чтобы ошибка не повторялась.

То же самое относится и к сотрудникам, принимающим участие в проекте; каждый может быстро вспомнить, где у него возникают проблемы в работе, а руководитель оперативно исправит эти моменты.

Наверняка, у многих есть талмуд (своя wiki), где написано «все то же самое». Это здорово, но ускоренное восприятие информации через схему — весомый аргумент в пользу воркфлоу. Опыт показывает, что, по сравнению с текстовыми записями или mindmap-схемами, такой воркфлоу откладывается в памяти в разы быстрее.

Актуализация воркфлоу и синхронизация бизнес-процессов

Необходимость в этом возникает в двух случаях:

1. Добавлена или изменена услуга.

2. В существующем процессе найден баг (неточность/неполнота/нарушены этапы).

По последнему пункту актуализация составляет 90% работы.

Для того чтобы это было проще реализовывать, рекомендую следить за строгостью исполнения работ в связке CRM-Воркфлоу-Регламенты-Система управления проектами:

● Названия задач и название процессов должны быть строго одинаковыми во всей связке.

● Вложенность задач/процедур должна точно отражать структуру задач/хранения документов.

Названия и связи (я делаю их стрелками в xmind) помогут быстро увидеть, как изменения в одном элементе повлияли на остальные процессы. В сфере интернет-рекламы такие связи довольно сильны, изменения в составе услуги несут корректировки в бюджетировании, а это влияет на договорные обязательства, прайс и коммуникации между исполнителями.

Баги во взаимодействии будут находить и сотрудники (но лучше на них не надеяться), и вы при аудите выполнения задач и фидбеков клиента. Но стоит выделять только повторяющиеся сигналы/недовольства/пожелания, а не бросаться править процессы по первому звонку клиента, ведь обновление процедур — непростой этап, который делится на:

● Внесение изменений в регламентирующие документы;

● Уведомление об изменениях заинтересованных лиц;

● Контроль внедрения изменений (95% времени).

Зачастую все это требует серьезных временных затрат высокооплачиваемых сотрудников.

Разрабатывая воркфлоу, не стоит забывать о том, что чрезмерная упорядоченность ведет к тому, что на ее поддержание приходится тратить слишком много времени, а значит, и денег.

Ошибки и неточности есть везде и после определенной отметки, борьба с ними обходится дороже, чем потери от них самих. В то же время тотальный контроль – удовольствие дорогое и сомнительное. Понимание того, какой именно объем процедур требует описания, приходит с опытом. Мне для этого потребовался год непрерывной практики, и теперь я постоянно вижу улучшения.

Итак, в управлении повторяющимися задачами важна согласованность работы команды и менеджера проектов. Ключевую роль в этом играют наглядное описание (бизнес-) процессов и удобство работы с этими файлами. 

(Нет голосов)
Читайте нас в Telegram - digital_bar

Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы Даше Калинской


Новые 
Новые
Лучшие
Старые
Сообщество
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
Отправить отзыв
    ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
    Рейтинг Известности 2018: старт народного голосования
    Михаил Р
    1
    комментарий
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Михаил Р - 1. Demis 2. кокс 3. Ашманов 4. Скобеев 5. Digital Strategy
    Сколько ссылок помогут продвинуть молодой сайт
    Павел Андрейчук
    29
    комментариев
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Павел Андрейчук - Дело в том, что вряд ли в ваших платных "качественных" кейсах найдётся хоть пару % действительно новой и полезной информации которой бы не было на общедоступных источниках.
    Рейтинг Известности 2018: второй этап народного голосования
    Константин Сокол
    3
    комментария
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Константин Сокол - Кто был ответственный за дизайн таблицы голосования? Копирайтер?
    Сайт на WordPress: за и против
    Мира Смурков
    1
    комментарий
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Мира Смурков - Людмила, я согласен с большинством комментаторов. Вы хоть один полноценный магазин сделали на этих движках? Woocommerce это система с супер возможностями. И к ней есть дополнительные модули, с функционалом, который вряд ли появиться на Битрикс. А самому это программировать - сотни тысяч рублей на разработку. А приведя в пример сложности с robots.txt и Sitemap вы ставите под вопрос вашу компетенцию в понимании Интернет-бизнеса и веб-разработки в целом. Во-первых это такие мелочи, а во-вторых это все делается на вордпресса за 2 минуты, и опять же с возможностями многократно превышающими Битрикс.
    Кейс: вывод лендинга по изготовлению флагов на заказ в ТОП 1 по Санкт-Петербургу
    utka21
    5
    комментариев
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    utka21 - Кейс как кейс. Для некоторых станет вполне возможно полезным. ( Для конкурентов точно) . А вот с комментариями , что то пошло не так )
    Обзор популярных CMS: плюсы и минусы
    Гость
    1
    комментарий
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Гость - У Битрикса техническое seo сильно страдает, чтоб оно там было нормальным придется все переделать. Безопасность у Битрикса тоже низкая, особено если надо дорабатывать функционал, как только правиться функционал у Битрикс , то уровень ее безопасности определяет тот разработчик , который этим занимается. Самые безопасные движки те, что нет в общем доступе и где нельзя ничего редактировать в коде. =)
    Google обошел Яндекс по популярности в России в 2018 году: исследование SEO Auditor
    Рамблер
    1
    комментарий
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Рамблер - Вот вроде отечественный - это сказано верно.. «Я́ндекс» — российская транснациональная компания, зарегистрированная в Нидерландах. Так говорится в Википедии. И с хрена ли ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ поисковик зарегистрирован в Европе? И где платится основная часть налогов? Ну-ууу, точно не в России. И если запахнет жаренным, то был Яндекс и нет Яндекса!
    8 методик в SEO, от которых давно пора отказаться
    Евгений Сметанин
    11
    комментариев
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Евгений Сметанин - Факторов вообще очень много, согласитесь, вы будете использовать максимальное их количество, особенно, если в ТОПе засели агрегаторы с сумасшедшими ПФ. В таких случаях, вхождение ключа в домен для маленького профильного сайта, сыграет свою положительную роль. Конечно же, если контент на страницах хорошего качества. У меня есть несколько успешных кейсов на эту тему. На сайте продают несколько видов товаров, а выстреливает в ТОП тот, название которого присутствует в доменном имени. Как корабль назовешь, так он и поплывет, верно?))
    Инструкция: настраиваем цели Яндекс.Метрики через Google Tag Manager
    Roman Gorkunenko
    1
    комментарий
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Roman Gorkunenko - Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно с айпи метрики вытащить среднюю стоимость клика по утм меткам? В метрике есть такой шаблон tags_u_t_m, но он не совместим с меткой директа, у них разные префиксы.
    Аудит структуры интернет-магазина мебели от «Ашманов и партнеры»
    Дмитрий
    9
    комментариев
    LANG_NO
    читателей
    Полный профиль
    Дмитрий - Сергей, а вы допускаете, что вся ваша жизнь - seo-миф?
    ТОП КОММЕНТАТОРОВ
    Комментариев
    910
    Комментариев
    834
    Комментариев
    554
    Комментариев
    540
    Комментариев
    483
    Комментариев
    373
    Комментариев
    344
    Комментариев
    262
    Комментариев
    245
    Комментариев
    171
    Комментариев
    156
    Комментариев
    137
    Комментариев
    121
    Комментариев
    100
    Комментариев
    97
    Комментариев
    97
    Комментариев
    96
    Комментариев
    80
    Комментариев
    73
    Комментариев
    67
    Комментариев
    60
    Комментариев
    59
    Комментариев
    57
    Комментариев
    56
    Комментариев
    55

    Отправьте отзыв!
    Отправьте отзыв!