Многофункциональная SEO-платформа
для профессионалов
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Управление проектами через workflow. Как наладить производство в два шага

Россия +7 (495) 960-65-87
Шрифт:
0 3679

Управление задачами в плотном потоке проектов подобно жонглированию. Упал один шар из дюжины — это уже большая проблема. Пытаться поднять — увеличивать риски уронить остальные. Забыть про него — представление будет неполным. И при любом исходе доверие к профессионализму жонглера подорвано.

Проджект-менеджеру еще сложнее. Жонглера ценят за яркое шоу, а труд проджекта должен быть максимально незаметен. Однако часто в обойме проджект-менеджера накапливается такое количество проектов, что постоянные провалы в каждом из них становятся нормой жизни. И его начинают ценить за шоу по поднятию шаров. То есть за потери ресурсов, потраченных на исправление ранее созданных проигрышных ситуаций.

Решение этой проблемы мы видим в использовании корпоративных стандартов моделей управления повторяющимися задачами. Корпоративных — потому что стандарты должны быть разработаны до момента найма проджекта. Менеджер может выбирать оптимальное решение для конкретного проекта/команды самостоятельно, исходя из заранее описанных регламентов, а не изобретать новые правила игры для каждого нового случая.

Основа стандартов — 2 типа документов

Воркфлоу (англ. workflow — «поток работ»)

Если новичок не сможет за 1 минуту разобраться, как устроено взаимодействие между участниками проекта и на какие этапы делится выполнение услуги, перед нами плохой воркфлоу. Хороший документ позволяет профессионалу за 5 секунд понять, на ком именно застрял процесс, если проект вдруг встал.

Регламенты

Регламенты детализируют воркфлоу, описывая, как именно происходит приемка-передача информации/данных/материалов и какая технология стоит за выполнением каждой задачи.

Мы настроили бесперебойную работу в продакшене «Кинетики» в 2 этапа:

Шаг 1. Определяем единый процесс работы

Ключевые вопросы для формирования единых коммуникационных потоков:

● Какова последовательность работ?

● Кто несет ответственность за каждый этап?

● Какова последовательность коммуникации между сотрудниками/отделами?

● Какие именно происходят коммуникации?

В каждом регулярном процессе задействованы одни и те же специалисты. В коммуникации принимают участие 4 стороны: Специалисты, PM (проект-менеджер), АМ (аккаунт-менеджер) и Клиент. Одна из задач PM — строго следить за этапами производства и последовательностью коммуникаций.

Для наглядного представления взаимодействия мы разбили работу по каждой услуге на блоки:

workflow.jpg

В схеме используются следующие обозначения:

shifr.jpg

Реализация воркфлоу через блок-схемы позволяет отразить большое количество информации в сжатом объеме.

Возьмем один фрагмент:

fragm.jpg

Интерпретация:

  • Проджект-менеджер ставит задачу на формирование гипотез (1) стратегу, который совместно с оптимизатором формирует гипотезы и передает их PM через согласование (где PM проверяет соответствие гипотез с брифом).
  • PM формирует техническое задание на внесение правок на сайт (2) и передает его стратегу, который совместно с оптимизатором и разработчиками вносит эти изменения (3) через интерфейс VWO (Visual Website Optimizer) и, если есть гипотезы, которые стандартными средствами VWO проверить нельзя, ставит задачу разработчикам на программирование вариации.
  • После выполнения задания стратег информирует PM о готовности к запуску, PM проверяет, тестирует вариацию и дает добро на запуск тестирования. Это считается сдачей работ (4).

Детализацию я описал в регламенте: как именно ставить задачи, где брать шаблон для заполнения гипотез, как правильно их генерировать, как тестировать и т.д. Обычно регламентами пользуются новички или джуниоры, а опытные специалисты обращаются только к воркфлоу, т.к. правила работы и технологии им уже известны и находятся в оперативной памяти.

Шаг 2. Ретроспективы. Делаем поток более эффективным

Большой плюс такой схемы — возможность ретроспективы проектов, когда нужно разобрать сбой или какую-то проблему при ведении проекта. Руководителю отдела или директору в этом случае понятно: кто, что и когда делал, с кем общался. За несколько секунд можно определить, на каком этапе возникла проблема и где следует поправить регламент, чтобы ошибка не повторялась.

То же самое относится и к сотрудникам, принимающим участие в проекте; каждый может быстро вспомнить, где у него возникают проблемы в работе, а руководитель оперативно исправит эти моменты.

Наверняка, у многих есть талмуд (своя wiki), где написано «все то же самое». Это здорово, но ускоренное восприятие информации через схему — весомый аргумент в пользу воркфлоу. Опыт показывает, что, по сравнению с текстовыми записями или mindmap-схемами, такой воркфлоу откладывается в памяти в разы быстрее.

Актуализация воркфлоу и синхронизация бизнес-процессов

Необходимость в этом возникает в двух случаях:

1. Добавлена или изменена услуга.

2. В существующем процессе найден баг (неточность/неполнота/нарушены этапы).

По последнему пункту актуализация составляет 90% работы.

Для того чтобы это было проще реализовывать, рекомендую следить за строгостью исполнения работ в связке CRM-Воркфлоу-Регламенты-Система управления проектами:

● Названия задач и название процессов должны быть строго одинаковыми во всей связке.

● Вложенность задач/процедур должна точно отражать структуру задач/хранения документов.

Названия и связи (я делаю их стрелками в xmind) помогут быстро увидеть, как изменения в одном элементе повлияли на остальные процессы. В сфере интернет-рекламы такие связи довольно сильны, изменения в составе услуги несут корректировки в бюджетировании, а это влияет на договорные обязательства, прайс и коммуникации между исполнителями.

Баги во взаимодействии будут находить и сотрудники (но лучше на них не надеяться), и вы при аудите выполнения задач и фидбеков клиента. Но стоит выделять только повторяющиеся сигналы/недовольства/пожелания, а не бросаться править процессы по первому звонку клиента, ведь обновление процедур — непростой этап, который делится на:

● Внесение изменений в регламентирующие документы;

● Уведомление об изменениях заинтересованных лиц;

● Контроль внедрения изменений (95% времени).

Зачастую все это требует серьезных временных затрат высокооплачиваемых сотрудников.

Разрабатывая воркфлоу, не стоит забывать о том, что чрезмерная упорядоченность ведет к тому, что на ее поддержание приходится тратить слишком много времени, а значит, и денег.

Ошибки и неточности есть везде и после определенной отметки, борьба с ними обходится дороже, чем потери от них самих. В то же время тотальный контроль – удовольствие дорогое и сомнительное. Понимание того, какой именно объем процедур требует описания, приходит с опытом. Мне для этого потребовался год непрерывной практики, и теперь я постоянно вижу улучшения.

Итак, в управлении повторяющимися задачами важна согласованность работы команды и менеджера проектов. Ключевую роль в этом играют наглядное описание (бизнес-) процессов и удобство работы с этими файлами. 

Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы в редакцию.


Новые 
Новые
Лучшие
Старые
Сообщество
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
Поделиться 
Поделиться дискуссией:
Отправить отзыв
ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
Как построить качественную ссылочную массу сайта
Айрат Рахимзянов
38
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Айрат Рахимзянов - Спасибо Кирилл. Сейчас восстановилась работа сервиса: take.ms/ttXrw
Анализ ссылок: сравнение многофункциональных платформ по размеру их баз
Андрей Ольшевский - Очень неточная статистика, объясню почему. Довольно часто делаю анализ сайтов на качество и объём ссылочной массы. Всегда делаю выгрузку из трех источников – Вебмастера Яндекса, сервиса Мегаиндекс, сервиса Линкпад. Потом с помощи алгоритмов и функции Excel отсеиваются много дублей, битых ссылок, несуществующих урл и тп. Как показала практика, вебмастера Яндекса вполне достаточно, там вся информация и она самая актуальная, в других сервисах куча мусора, а нового, чтоб было найдено и проиндексировано ПС - очень мало. Поэтому мирятся количеством в данном анализе не профессионально.
Как создать интернет-магазин: сколько стоит открытие?
Пришел посмеяться
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Пришел посмеяться - Я просто посмеюсь :D Даже не хочу ничего особо говорить :D Смех, а не статья.
ТОП-10 автоматизированных сервисов контекстной рекламы
Гость - Действительно, очень плохая статья. А у редактора Блондинки видимо слишком много свободного времени.
Кому и зачем нужен маркетплейс от Яндекса
Дарья Калинская
212
комментария
0
читателей
Полный профиль
Дарья Калинская - Максим, спасибо, рада, что статья оказалась полезной )
Конкурс: угадай победителя рейтинга «Известность бренда SEO-компаний»
Андрей
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Андрей - Оптимизм Дэмис Кокос Ашманов и Партнеры Раш эдженси
Инструкция по применению: обзор сервиса обратного звонка Callbackhunter
Полина Ковальчук
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Полина Ковальчук - Возможно, но не советую экономить на этом сервисе, функционал то тоже круче, чем у аналогов. Вы создаете сайт для получения денег и чем качественнее Вы выстроите продвижение, тем больше лидов Вы получите!
Тест: Какой ты интернет-маркетолог?
Петр - Мда уж, есть ряд очень и очень субъективных вопросов, например с картинками и ctr или с несколькими вариантами ответа, когда из 5 пунктов надо выбрать 4, что несерьезно. Поэтому, как минимум, к этому тесту нельзя относиться серьезно. Его надо очень серьезно дотягивать, а не вываливать отсебятину.
Чек-лист: SEO для B2B-бизнеса
Антон Зозуля
8
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Антон Зозуля - Ваша цель вывести страницу, на которой будет только ваш товар (обычно это фильтр бренд/производитель в нужном каталоге) по СЧ запросам в ТОП. Например, вы продаете "велосипеды Елочка". В каталоге дилера велосипеды, вы выбираете Бренд - "Елочка" и должны получить страницу "велосипеды Елочка". Она должна быть на уникальном урл, иметь уникальные метатеги, лучше, чтобы был SEO-текст. После этого ваша задача получить на нее трафик по запросам: идеально: купить велосипед, цена велосипед хуже: велосипед дешево, китайский велосипед еще хуже (меньше трафика и ниже конверсия, но они есть): велосипед + [регион], велосипед + [фильтр другой]. Тут трудно без прямого влияния на содержимое страницы (метатеги и текст). ПС бренд елочка выдуман. :)
Комплексный аудит от А до Я: анализируем интернет-магазин напольных покрытий и межкомнатных дверей
Ivan Kutas
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Ivan Kutas - Иногда сайты выгружают данные из GA в SimilarWeb. В Казахстане некоторые крупные новостники регулярно это делают.
ТОП КОММЕНТАТОРОВ
Комментариев
910
Комментариев
834
Комментариев
554
Комментариев
540
Комментариев
483
Комментариев
373
Комментариев
285
Комментариев
262
Комментариев
212
Комментариев
171
Комментариев
156
Комментариев
137
Комментариев
123
Комментариев
97
Комментариев
97
Комментариев
95
Комментариев
80
Комментариев
71
Комментариев
67
Комментариев
60
Комментариев
55
Комментариев
52
Комментариев
50
Комментариев
45
Комментариев
44

Отправьте отзыв!
Отправьте отзыв!