×
Россия +7 (495) 139-20-33

Управление проектами через workflow. Как наладить производство в два шага

Россия +7 (495) 139-20-33
Шрифт:
0 7441

Управление задачами в плотном потоке проектов подобно жонглированию. Упал один шар из дюжины — это уже большая проблема. Пытаться поднять — увеличивать риски уронить остальные. Забыть про него — представление будет неполным. И при любом исходе доверие к профессионализму жонглера подорвано.

Проджект-менеджеру еще сложнее. Жонглера ценят за яркое шоу, а труд проджекта должен быть максимально незаметен. Однако часто в обойме проджект-менеджера накапливается такое количество проектов, что постоянные провалы в каждом из них становятся нормой жизни. И его начинают ценить за шоу по поднятию шаров. То есть за потери ресурсов, потраченных на исправление ранее созданных проигрышных ситуаций.

Решение этой проблемы мы видим в использовании корпоративных стандартов моделей управления повторяющимися задачами. Корпоративных — потому что стандарты должны быть разработаны до момента найма проджекта. Менеджер может выбирать оптимальное решение для конкретного проекта/команды самостоятельно, исходя из заранее описанных регламентов, а не изобретать новые правила игры для каждого нового случая.

Основа стандартов — 2 типа документов

Воркфлоу (англ. workflow — «поток работ»)

Если новичок не сможет за 1 минуту разобраться, как устроено взаимодействие между участниками проекта и на какие этапы делится выполнение услуги, перед нами плохой воркфлоу. Хороший документ позволяет профессионалу за 5 секунд понять, на ком именно застрял процесс, если проект вдруг встал.

Регламенты

Регламенты детализируют воркфлоу, описывая, как именно происходит приемка-передача информации/данных/материалов и какая технология стоит за выполнением каждой задачи.

Мы настроили бесперебойную работу в продакшене «Кинетики» в 2 этапа:

Шаг 1. Определяем единый процесс работы

Ключевые вопросы для формирования единых коммуникационных потоков:

● Какова последовательность работ?

● Кто несет ответственность за каждый этап?

● Какова последовательность коммуникации между сотрудниками/отделами?

● Какие именно происходят коммуникации?

В каждом регулярном процессе задействованы одни и те же специалисты. В коммуникации принимают участие 4 стороны: Специалисты, PM (проект-менеджер), АМ (аккаунт-менеджер) и Клиент. Одна из задач PM — строго следить за этапами производства и последовательностью коммуникаций.

Для наглядного представления взаимодействия мы разбили работу по каждой услуге на блоки:

workflow.jpg

В схеме используются следующие обозначения:

shifr.jpg

Реализация воркфлоу через блок-схемы позволяет отразить большое количество информации в сжатом объеме.

Возьмем один фрагмент:

fragm.jpg

Интерпретация:

  • Проджект-менеджер ставит задачу на формирование гипотез (1) стратегу, который совместно с оптимизатором формирует гипотезы и передает их PM через согласование (где PM проверяет соответствие гипотез с брифом).
  • PM формирует техническое задание на внесение правок на сайт (2) и передает его стратегу, который совместно с оптимизатором и разработчиками вносит эти изменения (3) через интерфейс VWO (Visual Website Optimizer) и, если есть гипотезы, которые стандартными средствами VWO проверить нельзя, ставит задачу разработчикам на программирование вариации.
  • После выполнения задания стратег информирует PM о готовности к запуску, PM проверяет, тестирует вариацию и дает добро на запуск тестирования. Это считается сдачей работ (4).

Детализацию я описал в регламенте: как именно ставить задачи, где брать шаблон для заполнения гипотез, как правильно их генерировать, как тестировать и т.д. Обычно регламентами пользуются новички или джуниоры, а опытные специалисты обращаются только к воркфлоу, т.к. правила работы и технологии им уже известны и находятся в оперативной памяти.

Шаг 2. Ретроспективы. Делаем поток более эффективным

Большой плюс такой схемы — возможность ретроспективы проектов, когда нужно разобрать сбой или какую-то проблему при ведении проекта. Руководителю отдела или директору в этом случае понятно: кто, что и когда делал, с кем общался. За несколько секунд можно определить, на каком этапе возникла проблема и где следует поправить регламент, чтобы ошибка не повторялась.

То же самое относится и к сотрудникам, принимающим участие в проекте; каждый может быстро вспомнить, где у него возникают проблемы в работе, а руководитель оперативно исправит эти моменты.

Наверняка, у многих есть талмуд (своя wiki), где написано «все то же самое». Это здорово, но ускоренное восприятие информации через схему — весомый аргумент в пользу воркфлоу. Опыт показывает, что, по сравнению с текстовыми записями или mindmap-схемами, такой воркфлоу откладывается в памяти в разы быстрее.

Актуализация воркфлоу и синхронизация бизнес-процессов

Необходимость в этом возникает в двух случаях:

1. Добавлена или изменена услуга.

2. В существующем процессе найден баг (неточность/неполнота/нарушены этапы).

По последнему пункту актуализация составляет 90% работы.

Для того чтобы это было проще реализовывать, рекомендую следить за строгостью исполнения работ в связке CRM-Воркфлоу-Регламенты-Система управления проектами:

● Названия задач и название процессов должны быть строго одинаковыми во всей связке.

● Вложенность задач/процедур должна точно отражать структуру задач/хранения документов.

Названия и связи (я делаю их стрелками в xmind) помогут быстро увидеть, как изменения в одном элементе повлияли на остальные процессы. В сфере интернет-рекламы такие связи довольно сильны, изменения в составе услуги несут корректировки в бюджетировании, а это влияет на договорные обязательства, прайс и коммуникации между исполнителями.

Баги во взаимодействии будут находить и сотрудники (но лучше на них не надеяться), и вы при аудите выполнения задач и фидбеков клиента. Но стоит выделять только повторяющиеся сигналы/недовольства/пожелания, а не бросаться править процессы по первому звонку клиента, ведь обновление процедур — непростой этап, который делится на:

● Внесение изменений в регламентирующие документы;

● Уведомление об изменениях заинтересованных лиц;

● Контроль внедрения изменений (95% времени).

Зачастую все это требует серьезных временных затрат высокооплачиваемых сотрудников.

Разрабатывая воркфлоу, не стоит забывать о том, что чрезмерная упорядоченность ведет к тому, что на ее поддержание приходится тратить слишком много времени, а значит, и денег.

Ошибки и неточности есть везде и после определенной отметки, борьба с ними обходится дороже, чем потери от них самих. В то же время тотальный контроль – удовольствие дорогое и сомнительное. Понимание того, какой именно объем процедур требует описания, приходит с опытом. Мне для этого потребовался год непрерывной практики, и теперь я постоянно вижу улучшения.

Итак, в управлении повторяющимися задачами важна согласованность работы команды и менеджера проектов. Ключевую роль в этом играют наглядное описание (бизнес-) процессов и удобство работы с этими файлами. 

(Голосов: 5, Рейтинг: 5)
Читайте нас в Telegram - digital_bar

Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы Марине Ибушевой


Новые 
Новые
Лучшие
Старые
Сообщество
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
Отправить отзыв
ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
Как работать с сервисом для блогеров и бизнеса Perfluence
SergZa
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
SergZa - Не знал, что с небольшим количеством подписчиков можно заработать, буду пробовать;)
Диагностика и снятие ссылочного фильтра «Минусинск» в 2021 году. Кейс
Stanislav Romanenko
7
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Stanislav Romanenko - Просто чисткой ссылочного можно просадить позиции в гугле, поэтому с бухты-барахты начинать удалять ссылки как-то тоже не хотелось бы. Ну в общем, если попадётся ещё подобный случай - не стесняйтесь выкладывать новый кейс :) Просто видите как мало кейсов по этому поводу, поэтому каждый на вес золота. "с этой бедой также приходится сталкиваться и пока кроме как крутить в обратную сторону ничего лучше не придумали." - на серче один товарищ скрипт антибота своего под это дело заточил searchengines.guru/ru/forum/981615/page39#unread - вроде боты пропадают, но и часть живых людей тоже :)
Михаил Ляшенко (PostMarket): о рынке инфлюенс-маркетинга и рекламе у блогеров
Данил Щеглов
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Данил Щеглов - Сервис вообще отличный. Я обращался для рекламы к блогерам, которых я мог даже сам выбрать. Справляются быстро и качественно.
Облако тегов в интернет-магазине: прикладная инструкция по увеличению трафика
Юлия Дмитриева
2
комментария
0
читателей
Полный профиль
Юлия Дмитриева - Согласна с вами, что в любом деле важен индивидуальный подход:)
Специалисты в Рунете заметили глобальную накрутку поведенческих факторов
Дмитрий Кулаевский
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Дмитрий Кулаевский - кто-нибудь знает как с этим бороться? очень много такого трафа идёт с июля, сайт сильно просел
Как мы увеличили трафик из Яндекса более чем в 3 раза за неделю на сайте клиники. Кейс
Андрей
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Андрей - У большинства сайтов произошел рост в Гугле в декабре и в марте Яндекса. Ваши шаманства тут не причём :)
Локальное SEO, или Как увеличить трафик стоматологии на 700% в небольшом городе
Дмитрий Дмитриев
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Дмитрий Дмитриев - расскажите, о чем именно речь? :)
Увеличение трафика новостного сайта в 2 раза с помощью SEO. Кейс
Гость
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Гость - Делали подобное тут ruszakony.ru/rubrikator/ , получилось полная фигня
5 книг от эксперта: Александр Алаев (АлаичЪ и Ко)
Сергей
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Сергей - Богатый папа, бедный папа - сборник мифов, которые уже разоблачил все. Все сразу стало понятно про "эксперта". Дальше можно список не смотреть. Прочитать ее конечно можно, если ничего другого нет под рукой, но советовать другим, это уже извините, совсем людей не уважать.
Алгоритм продвижения сайта через Pinterest
Виктор Гаврюков
4
комментария
0
читателей
Полный профиль
Виктор Гаврюков - Пиши мне в соц сетях, обсудим что тебе нужно и помогу...
ТОП КОММЕНТАТОРОВ
Комментариев
910
Комментариев
834
Комментариев
554
Комментариев
540
Комментариев
483
Комментариев
385
Комментариев
373
Комментариев
262
Комментариев
249
Комментариев
171
Комментариев
156
Комментариев
141
Комментариев
121
Комментариев
113
Комментариев
97
Комментариев
97
Комментариев
96
Комментариев
92
Комментариев
80
Комментариев
77
Комментариев
67
Комментариев
65
Комментариев
62
Комментариев
60
Комментариев
59

Отправьте отзыв!
Отправьте отзыв!