Как написать текст для email-рассылок и деловых писем

Написание письма – это всегда маленькое приключение. Порой непонятно, с чего его начать, как построить «маршрут»! Сервис email-рассылок Dashamail предлагает простую и рабочую схему, по которой вы сможете быстро и просто написать любые рассылки, как деловые, так и продающие. Мы не будем углубляться в основы копирайтинга (это совсем другая история), но разберем от «А» до «Я» структуру и логику повествования.

По какому вы, собственно, вопросу?

Тема – всему «голова»! Это логично, ведь именно ее получатель увидит в ящике. В ваших интересах сделать все, чтобы заинтересовать его и максимально точно передать суть сообщения. Есть несколько вариантов и нюансов, в зависимости от того, деловая ли это переписка, или массовая рассылка.

• Делу время – потехе час

Если вы отправляете деловую переписку, то этикет предписывает точно и кратко сформулировать тему. Это будет работать лучше, чем даже самый креативный креатив. Давайте разберем несколько прикладных примеров, чтобы вы были на 100% готовы к написанию темы:

Правила писались долгие столетия, и они перешли из эпистолярного традиционного жанра в email! Если вдруг вам понадобилось обсудить еще какую-то тему с этим же собеседником, следует создать новую тему и вести переписку параллельно. Это важный момент, так как:

1. Это просто логичнее.
2. Это удобно, так как можно быстро сориентироваться в ветках обсуждений.
3. Впоследствии будет проще отыскать письма нужной тематики и разбираться в них.

Практика показывает, что удачно выбранная тема – уже половина успеха.

• Массовая email-рассылка

Массовые рассылки открывают намного больше перспектив для самовыражения и раскрытия темы. Вы можете делать все, что угодно в рамках своей темы:

1. Добавление смайликов.
2. Интрига подписчиков.
3. Привлечение внимания стильными шрифтами.

Конечно, это не универсальный рецепт, так как возможности «поиграть» и «пошалить» в теме будут напрямую зависеть от того, каков сегмент бизнеса, о чем вы пишете, какая это разновидность письма. Мы предлагаем простой пример в формате таблицы. По нему можно быстро сориентироваться и понять, где можно креативить, а где лучше оставаться более серьезными на благо дела:

Помните о том, что в массовых рассылках важно позаботиться и о поле с именем отправителя. Это то поле, где указано, от кого пришло письмо. Здесь указывается:

• Имя человека, который отвечает за ведение этой переписки.
• Имя компании.

«Тело» письма и как его «накачать»

Неслучайно «тело» письма называют «телом», так как оно гарантирует полный цикл функционирования, и здесь самое важное – это, конечно, первый абзац. Сразу отметим, что и здесь нужно условно поделить отправления на 2 лагеря (для деловой переписки и массовой рассылки).

• Когда пишешь по делу

В деловой переписке больше «подводных камней» и условностей. Если вы пишете впервые, обязательно представьтесь и вежливо расскажите, как вы узнали о своем собеседнике (получателе письма), а затем можно вкратце описать предложение, оставив подробности и детали «на десерт». Предлагаем 2 простых примера, по которым можно понять, почему не стоит сразу обрушивать на собеседника поток самых «важных» подробностей:

• Когда рассылка массовая

В случае с массовой рассылкой основные принципы очень схожи с деловой перепиской:

1. Обязательно вежливо поздоровайтесь.
2. Коротко расскажите сразу суть письма. Оставьте за человеком право решить самостоятельно, интересно ему это или нет!

Основная часть письма: больше, больше конкретики!

Двигаемся далее. А далее у нас идет основная часть. Она создана для того, чтобы в нее «помещали» детали и конкретику. И снова мы разобьем повествование на 2 части, чтобы пользователи DashaMail смогли все это применять на практике.

• Основная часть письма для деловой переписки

Предлагаем несколько сжатых тезисов, которые расскажут вам больше, чем многостраничные инструкции:

1. Раскройте ту мысль, что была озвучена в начале письма.
2. Обязательно форматируйте тело письма. Никто не сможет воспринять «простынь». Также это дань уважения к собеседнику, так как ему проще и комфортнее оценивать предложение, когда базовые разделы раскрываются по шагам.
3. Оставьте в прошлом клише и штампы деловой переписки, так как пользы они не принесут, а вот раздражение – обязательно!

Просто расскажите, что хотите, убрав все лишнее.

• Тело письма для email-рассылок по базе

В массовых рассылках основная часть призвана вызвать у читателя объективный интерес. Отталкиваясь от опыта наших пользователей, можем выделить несколько групп материалов:

• Анонсы интересующих продуктов.
• Подборка статей из блога.
• «Свежие» новости.
• Формат FAQ.
• Приглашение на мероприятие.
• Интересная статья.

Мощный призыв – когда нет сил отказаться!

Призыв к действию в деловой сфере называют СТА. Он присутствует и в деловой переписке, и в массовой рассылке, но немного в разных формах. Давайте разбираться.

• Призыв в деловой переписке

Начнем с общих постулатов. Вам следует подумать о том, что нужно сделать собеседнику, когда он ознакомится с письмом. Упростите эту задачу по максимуму:

1. Если вы ожидаете оперативного ответа, предложите несколько каналов связи (почта, телефон, социальные сети). Предоставьте право выбора. Возможно, ваш собеседник просто не любит общаться по телефону, и ему удобнее излагать свои мысли не в email, а в личных сообщениях в Facebook.
2. Планируете встречу? Тогда так и спросите: каким будет удобное место и время?
3. Ждете, что собеседник ознакомится с чем-то? Тогда оставляйте ссылки или делайте вложения в письмо и проконтролируйте, чтобы файлы точно открывались.

Можно увидеть, что все перечисленные пункты – просты и логичны. Просто пишите так, как бы вы хотели, чтобы писали вам.

• СТА для массовых рассылок
  

1. Так сложилось исторически, что в массовых рассылках призыв к действию реализуется через кнопки или ссылки для перехода на сайт или страницу в социальной сети. Как правило, у письма есть главная задача: конвертация подписчика в покупателя, направление трафика, сбор людей на онлайн-вебинар. Постарайтесь, чтобы у 1 письма была 1 цель!
2. Не перестарайтесь. Достаточно 1-3 ссылок.

Оставьте подпись, пожалуйста

Подпись – важная часть письма. Она помогает логически завершить письмо, а также оставить данные для связи и коммуникации. Уже по традиции разобьем советы на 2 блока.

• Подпись для деловой переписки

В конце нужно дать несколько вводных данных о себе, как отправителе:

1. Имя.
2. Занимаемая должность.
3. Контакты для связи.
4. Возможно, фото или лого компании.

В нашем сервисе можно сделать подпись по умолчанию, поэтому у вас есть возможность все тщательно продумать.

• Подпись для массовых отправлений

Обычно подпись здесь не особо отличается от той, что хороша для деловой корреспонденции, однако есть возможность «поиграть» с дизайном и добавить легкую и ненавязчивую шутку.

Добро пожаловать в подвал!

Нет, здесь нет варений и солений. «Подвал» – это нижняя часть письма. Она может показаться неприметной, но это «серый кардинал»!

• Подвал в деловой переписке

Тут он обычно не встречается, так как в 90% случаев письмо завершают на подписи. В деловой переписке не требуется ссылка на отписку.

• Подвал в массовой рассылке

Здесь все по-другому. Обязательно ставьте в подвал ссылки на отписку. Также можно разнообразить подвал и другими элементами:

1. Ссылка на web-версию.
2. Ссылки на социальные сети.
3. Данные о компании.
4. Сведения о том, что подписчик получает это письмо, так как сам оформил подписку.

Подводя итоги

Помните о том, что письмо должно получиться на выходе по принципу перевернутой пирамиды:

• Сообщаем исходные данные.
• Конкретизируем и ведем собеседников на целевые действия.
• Сведения в подписи с подвалом.

Попробуйте такой вариант составления писем, а также ознакомьтесь с другими публикациями в блоге, чтобы увеличить эффективность ваших рассылок.