×

Как написать текст для email-рассылок и деловых писем

Россия +7 (495) 139-20-33
Шрифт:
0 2537

Написание письма – это всегда маленькое приключение. Порой непонятно, с чего его начать, как построить «маршрут»! Сервис email-рассылок Dashamail предлагает простую и рабочую схему, по которой вы сможете быстро и просто написать любые рассылки, как деловые, так и продающие. Мы не будем углубляться в основы копирайтинга (это совсем другая история), но разберем от «А» до «Я» структуру и логику повествования.

По какому вы, собственно, вопросу?

Тема – всему «голова»! Это логично, ведь именно ее получатель увидит в ящике. В ваших интересах сделать все, чтобы заинтересовать его и максимально точно передать суть сообщения. Есть несколько вариантов и нюансов, в зависимости от того, деловая ли это переписка, или массовая рассылка.

  • Делу время – потехе час

Если вы отправляете деловую переписку, то этикет предписывает точно и кратко сформулировать тему. Это будет работать лучше, чем даже самый креативный креатив. Давайте разберем несколько прикладных примеров, чтобы вы были на 100% готовы к написанию темы:

В деловой переписке принято точно и кратко формулировать тему письма

Правила писались долгие столетия, и они перешли из эпистолярного традиционного жанра в email! Если вдруг вам понадобилось обсудить еще какую-то тему с этим же собеседником, следует создать новую тему и вести переписку параллельно. Это важный момент, так как:

  1. Это просто логичнее.
  2. Это удобно, так как можно быстро сориентироваться в ветках обсуждений.
  3. Впоследствии будет проще отыскать письма нужной тематики и разбираться в них.

    Практика показывает, что удачно выбранная тема – уже половина успеха.

    • Массовая email-рассылка

    Массовые рассылки открывают намного больше перспектив для самовыражения и раскрытия темы. Вы можете делать все, что угодно в рамках своей темы:

    1. Добавление смайликов.
    2. Интрига подписчиков.
    3. Привлечение внимания стильными шрифтами.

      Конечно, это не универсальный рецепт, так как возможности «поиграть» и «пошалить» в теме будут напрямую зависеть от того, каков сегмент бизнеса, о чем вы пишете, какая это разновидность письма. Мы предлагаем простой пример в формате таблицы. По нему можно быстро сориентироваться и понять, где можно креативить, а где лучше оставаться более серьезными на благо дела:

      Пример того, где можно креативить, а где лучше оставаться более серьезными на благо дела

      Помните о том, что в массовых рассылках важно позаботиться и о поле с именем отправителя. Это то поле, где указано, от кого пришло письмо. Здесь указывается:

      • Имя человека, который отвечает за ведение этой переписки.
      • Имя компании.

        «Тело» письма и как его «накачать»

        Неслучайно «тело» письма называют «телом», так как оно гарантирует полный цикл функционирования, и здесь самое важное – это, конечно, первый абзац. Сразу отметим, что и здесь нужно условно поделить отправления на 2 лагеря (для деловой переписки и массовой рассылки).

        • Когда пишешь по делу

        В деловой переписке больше «подводных камней» и условностей. Если вы пишете впервые, обязательно представьтесь и вежливо расскажите, как вы узнали о своем собеседнике (получателе письма), а затем можно вкратце описать предложение, оставив подробности и детали «на десерт». Предлагаем 2 простых примера, по которым можно понять, почему не стоит сразу обрушивать на собеседника поток самых «важных» подробностей:

        В деловой переписке больше «подводных камней» и условностей
        • Когда рассылка массовая

        В случае с массовой рассылкой основные принципы очень схожи с деловой перепиской:

        1. Обязательно вежливо поздоровайтесь.
        2. Коротко расскажите сразу суть письма. Оставьте за человеком право решить самостоятельно, интересно ему это или нет!

          Основная часть письма: больше, больше конкретики!

          Двигаемся далее. А далее у нас идет основная часть. Она создана для того, чтобы в нее «помещали» детали и конкретику. И снова мы разобьем повествование на 2 части, чтобы пользователи DashaMail смогли все это применять на практике.

          • Основная часть письма для деловой переписки

          Предлагаем несколько сжатых тезисов, которые расскажут вам больше, чем многостраничные инструкции:

          1. Раскройте ту мысль, что была озвучена в начале письма.
          2. Обязательно форматируйте тело письма. Никто не сможет воспринять «простынь». Также это дань уважения к собеседнику, так как ему проще и комфортнее оценивать предложение, когда базовые разделы раскрываются по шагам.
          3. Оставьте в прошлом клише и штампы деловой переписки, так как пользы они не принесут, а вот раздражение – обязательно!

            Просто расскажите, что хотите, убрав все лишнее.

            • Тело письма для email-рассылок по базе

            В массовых рассылках основная часть призвана вызвать у читателя объективный интерес. Отталкиваясь от опыта наших пользователей, можем выделить несколько групп материалов:

            • Анонсы интересующих продуктов.
            • Подборка статей из блога.
            • «Свежие» новости.
            • Формат FAQ.
            • Приглашение на мероприятие.
            • Интересная статья.

              Мощный призыв – когда нет сил отказаться!

              Призыв к действию в деловой сфере называют СТА. Он присутствует и в деловой переписке, и в массовой рассылке, но немного в разных формах. Давайте разбираться.

              • Призыв в деловой переписке

              Начнем с общих постулатов. Вам следует подумать о том, что нужно сделать собеседнику, когда он ознакомится с письмом. Упростите эту задачу по максимуму:

              1. Если вы ожидаете оперативного ответа, предложите несколько каналов связи (почта, телефон, социальные сети). Предоставьте право выбора. Возможно, ваш собеседник просто не любит общаться по телефону, и ему удобнее излагать свои мысли не в email, а в личных сообщениях в Facebook.
              2. Планируете встречу? Тогда так и спросите: каким будет удобное место и время?
              3. Ждете, что собеседник ознакомится с чем-то? Тогда оставляйте ссылки или делайте вложения в письмо и проконтролируйте, чтобы файлы точно открывались.

                Можно увидеть, что все перечисленные пункты – просты и логичны. Просто пишите так, как бы вы хотели, чтобы писали вам.

                • СТА для массовых рассылок

                1. Так сложилось исторически, что в массовых рассылках призыв к действию реализуется через кнопки или ссылки для перехода на сайт или страницу в социальной сети. Как правило, у письма есть главная задача: конвертация подписчика в покупателя, направление трафика, сбор людей на онлайн-вебинар. Постарайтесь, чтобы у 1 письма была 1 цель!
                2. Не перестарайтесь. Достаточно 1-3 ссылок.

                  Оставьте подпись, пожалуйста

                  Подпись – важная часть письма. Она помогает логически завершить письмо, а также оставить данные для связи и коммуникации. Уже по традиции разобьем советы на 2 блока.

                  • Подпись для деловой переписки

                  В конце нужно дать несколько вводных данных о себе, как отправителе:

                  1. Имя.
                  2. Занимаемая должность.
                  3. Контакты для связи.
                  4. Возможно, фото или лого компании.

                    В нашем сервисе можно сделать подпись по умолчанию, поэтому у вас есть возможность все тщательно продумать.

                    • Подпись для массовых отправлений

                    Обычно подпись здесь не особо отличается от той, что хороша для деловой корреспонденции, однако есть возможность «поиграть» с дизайном и добавить легкую и ненавязчивую шутку.

                    Добро пожаловать в подвал!

                    Нет, здесь нет варений и солений. «Подвал» – это нижняя часть письма. Она может показаться неприметной, но это «серый кардинал»!

                    • Подвал в деловой переписке

                    Тут он обычно не встречается, так как в 90% случаев письмо завершают на подписи. В деловой переписке не требуется ссылка на отписку.

                    • Подвал в массовой рассылке

                    Здесь все по-другому. Обязательно ставьте в подвал ссылки на отписку. Также можно разнообразить подвал и другими элементами:

                    1. Ссылка на web-версию.
                    2. Ссылки на социальные сети.
                    3. Данные о компании.
                    4. Сведения о том, что подписчик получает это письмо, так как сам оформил подписку.

                      Подводя итоги

                      Помните о том, что письмо должно получиться на выходе по принципу перевернутой пирамиды:

                      • Сообщаем исходные данные.
                      • Конкретизируем и ведем собеседников на целевые действия.
                      • Сведения в подписи с подвалом.

                        Попробуйте такой вариант составления писем, а также ознакомьтесь с другими публикациями в блоге, чтобы увеличить эффективность ваших рассылок.  

                        (Голосов: 1, Рейтинг: 5)
                        0
                        0

                        Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы в редакцию.


                        Новые 
                        Новые
                        Лучшие
                        Старые
                        Сообщество
                        Подписаться 
                        Подписаться на дискуссию:
                        E-mail:
                        ОК
                        Вы подписаны на комментарии
                        Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
                        Отправить отзыв
                        ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
                        Кейс: как за 30 дней вывести новый сайт в ТОП выдачи Google
                        Сергей
                        2
                        комментария
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Сергей - Прошёл у Паши курс год назад, пытался продвигать свой сайт portativ.org.ua, но особых продвижений нет. Наверное сео уже умерло??
                        Облако тегов в интернет-магазине: прикладная инструкция по увеличению трафика
                        Юлия Дмитриева
                        2
                        комментария
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Юлия Дмитриева - Согласна с вами, что в любом деле важен индивидуальный подход:)
                        Специалисты в Рунете заметили глобальную накрутку поведенческих факторов
                        Дмитрий Кулаевский
                        1
                        комментарий
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Дмитрий Кулаевский - кто-нибудь знает как с этим бороться? очень много такого трафа идёт с июля, сайт сильно просел
                        Как стандартизировать данные семантики с помощью логарифмов
                        Юлий
                        1
                        комментарий
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Юлий - Чем снималась коммерцелизация?
                        Яндекс возобновил «показательные порки» за накрутку поведенческих факторов
                        Антон
                        1
                        комментарий
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Антон - Никакой не выпал. Кроме клиентского сайта, который проседал из-за скрутки, о чем Я.Поиску сообщали и клиенту тоже. Ноль реакции от поисковика (продолжайте развивать сайт, никаких проблем нет ...). Клиенту надоело и он заказал накрутку у подрядчиков. Мы искренне ждали бана, сообщали об этом клиенту, т.к. мы все таки делаем все остальное для развития. Как итог: с лета полет нормальный. Сайт растет, никаких проблем. Случайно даже стажер палил тех поддержке факт использования накрутки. И ничего. Сайт растет дальше. Если они не могут ничего принять даже после признания факта накрутки, что они могут сделать с жалобами на накрутку конкурентов?! Никогда не одобряли данные методы, но ... похоже ... все работает :)
                        «Нет в наличии»: что делать с карточками отсутствующего товара
                        freyr energy
                        1
                        комментарий
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        freyr energy - Thank you so much @ admin for share your valuable thoughts and ideas We always enjoy your articles its inspired a lot by reading your articles day by day. So please accept my thanks and congrats for success of your latest series. We hope, you should published more better articles like ever before solar rooftop
                        Яндекс тестирует оценки сайта в сниппете
                        Сергей Демин
                        8
                        комментариев
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Сергей Демин - вопрос такой: где получить оценку о сайте? а не об организации
                        15 языков программирования, за знание которых платят выше среднего
                        Любомир
                        2
                        комментария
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Любомир - Ну и ЗП: ни слова о том что она варируеться от 0 до 100 000$ в год!!! Что до высокой зп надо несколько лет етим заниматся! Что 100 000$ в год на западе заробатывают, а где нибудь в азиатских страннах 100$ в год. В СНГ первые годы в разработчика ЗП как в грузчика на складе - это где то 4-5 тыс. долларов в год, и уже имея несколько лет опыта возможно дойти до 10-20 тыс. долларов в год! Почему нет конкретики? Меня лично нервирует то что людям внушают великие ЗП в АйТи, а люди тупые и ведутся!!!!
                        Локальное продвижение интернет-магазина: как получить дополнительный трафик из регионов
                        Саша Дружин
                        2
                        комментария
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Саша Дружин - У меня был опыт раскрутки сайта на иностранных рынок, например для анголязычной аудитории. В целом отличия есть, хоть и небольшие. Больше всегда прироста получил после закупки ссылок от www.e-raskrutka.ru/anothercountry , они достаточно качественно работают на англоязычную аудиторию и могут лаконично вписаться в любое обсуждение. Можно самому попробовать заказать такие ссылки и посмотреть на результат.
                        От количества к качеству: что происходит с рекламой в Рунете
                        Евгений
                        1
                        комментарий
                        0
                        читателей
                        Полный профиль
                        Евгений - Истину глаголите!
                        ТОП КОММЕНТАТОРОВ
                        Комментариев
                        910
                        Комментариев
                        834
                        Комментариев
                        554
                        Комментариев
                        540
                        Комментариев
                        483
                        Комментариев
                        384
                        Комментариев
                        373
                        Комментариев
                        262
                        Комментариев
                        249
                        Комментариев
                        171
                        Комментариев
                        156
                        Комментариев
                        141
                        Комментариев
                        121
                        Комментариев
                        113
                        Комментариев
                        97
                        Комментариев
                        97
                        Комментариев
                        96
                        Комментариев
                        91
                        Комментариев
                        80
                        Комментариев
                        77
                        Комментариев
                        67
                        Комментариев
                        60
                        Комментариев
                        60
                        Комментариев
                        59
                        Комментариев
                        57

                        Отправьте отзыв!
                        Отправьте отзыв!