Как перестать рулить агентством и начать его развивать

Операционка затягивает – нужно думать о стратегии развития, но всё глубже погружаешься в рутинные задачи, которые не заканчиваются примерно никогда. Как остановить этот порочный круг и вывести агентство на новый уровень, рассказывает участник партнерской программы eLama – основатель агентства Soroka Marketing Кирилл Сорокин.

Кирилл Сорокин, основатель агентства Soroka Marketing:

«С 2011 года я владею агентством интернет-маркетинга, а всего в диджитале – более 15 лет. На данный момент среди наших клиентов финансовые компании, бренды федерального уровня, банки, общий рекламный бюджет – более 150 млн руб. в год. Сейчас я отошел от активного «руления» агентством – поделюсь личным опытом, когда пора уходить от ручного управления и строить процессы, где этому учиться, как освободить личное время и куда его инвестировать».

Когда нужно уходить от операционки и строить процессы

Перечислю несколько возможных вариантов, когда пора переключаться с ручного управления на построение процессов:

1. Вы – менеджер клиента. Это одна из типовых ситуаций, особенно если ведете проект с крупным клиентом. Вы знаете всё о нем и его процессах, а если общаетесь и в нерабочее время – это опасный звоночек. Получается, что клиенту хорошо, а вот вам не очень.

2. Не хватает времени на обработку лидов. Вообще это классная история – значит, вы здорово делаете продукт, у вас сарафан работает. Но когда лидов столько, что вы уже не успеваете их обрабатывать и тем более квалифицировать, могут начаться провалы. В моей практике было так, что получалось делать качественно не больше 5-7 проектов лично. Если набираешь обязательств больше, чем можешь вывезти, качество падает, либо задачи нужно делегировать.

3. Экстренно включаетесь в задачи и разбираете завалы даже при наличии команды. Если всякий раз без вашего участия в рутинных задачах что-то идет не так и нужно срочно всё спасать, это повод задуматься – не назрела ли необходимость в организации бизнес-процессов.

Когда есть понимание, что перемены необходимы, возникает следующий вопрос – откуда брать информацию, как строить эти процессы? Давайте разбираться.

Где этому учиться

Когда я только создавал агентство, не было всего того многообразия полезной информации, которое есть сейчас. Вам повезло больше – используйте это.

Вот что вам может пригодиться:

1. Изучать открытые источники. Например, образовательные программы от Андрея Терехова – основателя агрегатора рейтингов Ruward. Может быть полезна «Настольная книга project-менеджера» от основателя «Сибирикс» Владимира Завертайлова. Книга «Развитие лидеров. Как понять свой стиль управления и эффективно общаться с носителями иных стилей» помогает, на мой взгляд, лучше разбираться в психологии человека и управления: на каком-то этапе вам будет необходимо не просто нанимать линейных сотрудников, а взаимодействовать с управленцами, уметь договариваться, понимать, какой человек перед вами, и выстраивать эффективную коммуникацию.

2. Состоять в различных сообществах и посещать специализированные мероприятия. Например, стать участником «Арды» – это бесплатно. В таких сообществах преимущественно люди с бэкграундом, хорошей практикой – можно задать вопросы им или воспользоваться поиском в чате, участники охотно делятся друг с другом опытом, советами по управлению бизнесом. Нетворкинг – мощная сила для развития, надо открываться миру, если не хотите топтаться на месте.

3. Присоединиться к партнерской программе eLama – и опять же, участвовать в различных мероприятиях, вебинарах онлайн и офлайн, чтобы «держать руку на пульсе» и понимать, куда идет рынок.

4. Идти за экспертизой к практикам. Главное делать это с конкретным запросом и погружаться в работу. Если ждать, что придет эксперт и вас обогатит, есть риск нарваться на инфобизнесмена и получить нулевой результат.

Как внедрять процессы

Когда у вас сложилось четкое представление, что и как менять, остается реализовать это в деле.

Выстраивать процессы в агентстве можно разными способами:

1. Самостоятельно. Из плюсов – относительно дешево (хотя ваше время стоит денег) и вы будете делать это так, как для себя решили. Но если мало опыта в построении компании в принципе, можно быстро потерять мотивацию и выгореть. Особенно если приходится постоянно переключаться на операционку – в таких условиях сложно внедрять что-то долгосрочное.

2. С помощью наемного сотрудника. Это должен быть специалист, который может закрыть часть вопросов бизнеса, – со своим видением, свежей энергией. Из плюсов – он решает задачи, которые раньше «висели» на вас, и высвобождает определенное время, которое вы можете потратить на развитие. Минусы – такой специалист, как правило, стоит дорого, необходимо просчитывать KPI и выстраивать систему мотивации. А еще он не сделает так, как вы, но может сделать лучше.

3. С привлечением внешней экспертизы. Главный плюс – экономия времени. Самостоятельно вы можете верно наметить точки роста, но отклоняться, блуждать и терять на этом месяцы и даже годы. Консультант, ментор помогает сократить путь до цели. Минус – в риске довериться не тому человеку, и вместо эксперта с серьезным опытом выбрать очередного инфобизнесмена. Здесь особенно важно изучать, с кем вы хотите сотрудничать, его репутацию на рынке и кейсы.

У каждого из этих путей свои плюсы и минусы. Я рекомендую пробовать и выбирать то, что подходит вам – возможно, у вас здорово получится сделать всё самостоятельно и не будет необходимости в отдельном сотруднике или наставнике.

Как освободить личное время

На личной энергии держится весь агентский бизнес. Поэтому важно уметь управлять своим временем – особенно в начале пути.

Для этого рекомендую технику «Светофор» – нарезаем рабочий день часовыми интервалами, и в конце каждого часа записываем задачу, которой занимались. В конце дня присваиваем каждой различный цвет:

• зеленый – тем, что зажигали, и понятно, что это ну очень нужно и оно двигает вперед;

• желтый – рутине, которая не напрягает, но и большого удовольствия не доставляет;

• красный – тем, что тянут энергию, из разряда «плачете, но делаете».

Размечаем так рабочие дни две недели, получаем 10 слотов – это отличная база для анализа. Например, вы понимаете, что лучше делегировать или автоматизировать, упростить. В итоге важно стараться растить «зеленую зону» – делать то, что помогает двигаться.

Еще один полезный инструмент – Google Календарь. Раньше я в него просто набивал запланированные встречи и ставил напоминание. А остальные рабочие задачи выписывал отдельно. Однажды произошла накладка, я банально забыл об онлайн-встрече – и тогда понял, что надо все задачи и встречи сводить в единую историю. В календаре можно ставить повторяющиеся дела, добавлять на встречи сотрудников, выделять выполненные дела цветом – это дает дополнительную мотивацию, позволяет держать фокус внимания и планировать время.

Если вы не управляете своим временем, то оно управляет вами, несет бурным потоком, и получается, что получается. Поэтому советую настраивать такие регулярные истории.

Куда инвестировать освободившееся время

Помимо очевидного – отдыха – есть еще несколько вариантов, на что направить сэкономленные время и ресурсы:

1. Маркетинг и выстраивание продаж. Формирование и транслирование образа компании, докрутка продаж – без этого развитие невозможно.

2. Выступление на конференциях – как элемент образа эксперта: вы не просто что-то делаете, а уже можете поделиться опытом с другими.

3. Создание и дистрибуция контента. В B2B без этого сложно заниматься полноценным маркетингом – часто именно по экспертному и полезному контенту клиент понимает, что вам можно доверять и стоит сотрудничать именно с вашим агентством.

4. Общение с ключевыми клиентами. Здесь замечу – не менеджмент, а действительно человеческое общение. Отношения нужно развивать, поддерживать – без этого работа над крупными проектами кажется затруднительной.

5. Продажа услуг новым крупным клиентам. Например, в банковской сфере и в целом там, где цикл сделки может быть очень долгий. Даже чтобы дойти до этапа обсуждения, нужно пройти несколько итераций, повзаимодействовать с человеком, который может быть точкой входа в эту компанию, сходить с ним на ланч, подумать совместно, как выйти на контакт с лицами, которые принимают решения внутри этой крупной компании, и так далее. На всё это нужно время и силы.

6. Работа над внутренними процессами. Ничего совершенного нет – в бизнесе постоянно нужно что-то отшлифовывать, докручивать, выстраивать команду, онбординг. Важно сфокусироваться – когда появляется много векторов развития, начинаешь делать всё и сразу, и качество снижается. Нужно понять и определиться, что вы будете делать в ближайшее время и сконцентрироваться на этом – например, развивать контент-маркетинг, выступать на конференциях или создавать процессы для сотрудников, которые занимаются этими задачами.

Главное

1. Есть несколько ситуаций, которые сигнализируют, – в агентстве пора что-то менять. Когда вы становитесь личным менеджером клиента, не успеваете обрабатывать лиды, а без вашего участия в задачах всё сыпется, это однозначно повод пересмотреть подход к бизнес-процессам – и начать их отстраивать.

2. Нетворкинг – основа развития. Участие в сообществах, посещение конференций дает возможность задать вопросы экспертам, перенять новый опыт и лучшие практики. А еще можно обратиться к помощи наставника, но важно сформулировать для него конкретный запрос и быть готовым к интенсивной работе.

3. Внедрять процессы можно по-разному: сделать всё самостоятельно, нанять сотрудника с бизнесовым мышлением или воспользоваться внешней экспертизой. У всех вариантов есть плюсы и минусы – пробуйте и выбирайте тот, что подходит вам.

4. Чтобы были ресурсы на отладку процессов и развитие, необходимо свободное время – для этого важно научиться временем управлять. Помогут приоритизация задач и понимание того, что драйвит, плюс подробное планирование.

5. Вложить освободившееся время можно в маркетинг и настройку продаж, создание контента, развитие отношений с ключевыми клиентами и выстраивание контакта с перспективными крупными компаниями, а также улучшение внутренних процессов с фокусом на самом актуальном.