А деньги пришли? Как уведомлять менеджеров о клиентских оплатах и перестать быть передастом

Матвей Боровец

Основатель рекламного агентства Flate Digital

В целом, есть 2 основные задачи, которые важны команде агентства:

1. Знать, какие клиенты и когда оплатили счета. 
2. Оплачивать счета для работы над проектами, в нашем случае это рекламные бюджеты и софт.

Сегодня более подробно рассмотрим первый пункт.

Как мы работали раньше?

Проджекты выставляли и присылали счета клиентам через ЭДО, а те их оплачивали. Но скорость оплаты зависела от клиента. К примеру, «Мы платим только по средам и во вторую фазу растущей Луны». 

Поэтому платежи приходили рандомно, а проджектам нужно было постоянно уточнять, пришла ли оплата от ООО «Ромашка»? 

Какие есть варианты решения?

1. Дать доступы в банк всем заинтересованным. 
2. Делегировать задачи уведомлятора бухгалтеру. 
3. Сделать свой чат-бот с блэкджеком и кастомными уведомлениями.

Я выбрал последний вариант. Сейчас пошагово расскажу, как это сделать самостоятельно, и главное – бесплатно.

Так выглядит общая схема уведомлений:

А теперь подробнее.

Мы работаем с Модульбанком, у которого есть открытое API для некоторых функций. В их числе и отслеживание входящих и исходящих платежей. 

С помощью API можно получать информацию из сервиса (банка), минуя личный кабинет.

Это не сложно, даже мне, гуманитарию, удалось разобраться. Начнем!

1. Получаем ключи доступа к API

Это нужно, чтобы сервер банка понимал, что к нему обращаемся именно мы, что нам можно доверять и передавать информацию.

Заходим в Настройки → Услуги → API банка. Кликаем на «Сгенерировать ключ» и сохраняем полученную абракадабру

Отлично! У нас есть ключ доступа к нашему банку. 

2. Настраиваем систему уведомлений

Для получения уведомлений и передачи их в Telegram используем коннектор make.com. Он соединяет между собой разные сервисы и работает без кода. Находка для гуманитариев, аллилуйя!

1. Регистрируемся. 
2. Нажимаем на Scenarios слева в меню слева.
3. Потом на Create a New scenario вверху справа.

Теперь мы можем создать сценарий работы с уведомлениями банка. Вот что получится:

В схеме есть значок Google Таблицы – это нужно для передачи транзакций в таблицу с ФинУчетом (PnL). Если интересно разобраться, как это работает, напишите в комменты или Telegram.  

4. Нажимаем на плюс и выбираем webhooks → Custom webhook. Этот модуль нужен для получения уведомлений от банка.

5. Настраиваем модуль

• Кликаем на Add 
• Даем имя модулю в графе Webhook name 
• Вставляем API-ключ, который получили на первом этапе 

• Теперь мы можем убедиться, что ключ работает и данные из банка приходят. Для этого нажимаем на модуль правой кнопкой и выбираем Run this modul only.

6. Настраиваем фильтр уведомлений 

Для начала уберем транзакции менее 200 рублей. Чаще всего это комиссии банка за платежи. Даже домены сейчас дороже. Так сценарий будет отсеивать все, что дешевле 200 рублей, чтобы не беспокоить вас и менеджеров.

• создаем любой модуль после Webhook’a, между ними появляется связь;
• нажимаем на эту связь – высвечивается окно фильтра»;
• в первом поле прописываем параметр “{{6.operation.amount}}” – он отвечает за размер транзакции, показывает сколько денег пришло/ушло; 
• во втором поле указываем значение фильтра – 200, либо другое выбранное вами.

7. Создаем Telegram-бот

• Заходим в Telegram-бот @BotFather.
• Пишем ему /newbot.
• Придумываем название бота, например, BabkiAgencyName.
• Выбираем юзернейм, который оканчивается на bot, например, BabkiAgencyNameBot.

Готово! Говорим отцу «спасибо» и копируем token.

8. Подключаем к боту менеджеров

• Для этого нужно узнать Chat id каждого из менеджеров. Просто попросите их написать боту t.me/userinfobot и сказать вам код из 6 цифр.

• В Make.com создаем модуль Telegram и выбираем Send a Text Message. 

• Нажимаем Add, придумываем название и во втором поле прописываем отцовский токен. Теперь мы добавили бота.

• В настройках модуля в поле Chat id вставляем 6 цифр нашего менеджера.
• В текстовое поле набираем месседж, который вы бы хотели получать. Например: Получили {{6.operation.amount}} от {{6.operation.contragentName}} за {{6.operation.paymentPurpose}}. Вот как это выглядит:

Сообщение можно менять за счет переменных, которые присылает API банка в модуль webhook’a. Параметры вы сможете найти в разделе History, нажав на Operations на модуле.

• Не забудьте добавить в бот остальных проджектов.

Проджекты и клиенты

Теперь нужно, чтобы проджектам приходили уведомления только по своим клиентам.

1. Чтобы сделать разветвление, создаем модуль Flow Control и выбираем тип Router. Этот модуль вы найдете между Webhook и Telegram.

2. Создаем клиентский фильтр. Для этого нажимаем на связь между роутером и Telegram – откроется знакомое окно создания фильтра. 

3. Теперь настраиваем первый фильтр: ИНН (параметр {{6.operation.contragentInn}}) равен (numeric equal to) 720000000. 

4. Через кнопку Add OR rule создаем такие же условия для всех клиентов конкретного проджект-менеджера и сохраняемся. 

5. Повторяем это и для других проджектов.

Пока я управляю фильтрами вручную, но, думаю, что значение ИНН тоже можно получать в качестве переменной из какой-нибудь таблицы. Когда приходит новый клиент – просто добавляю ИНН к соответствующему менеджеру.

Все готово! Вы справились! Осталось дождаться оплат от клиентов и проверить, что проджекты получают сообщения. 

Ранее у нас уже был опыт автоматизации процессов через чат-ботов. Так мы проводили скрининг для масс-рекрутмента.

Если у вас появились вопросы, пишите в личку или комментарии.