Пресс-тур: инструкция по применению
О том, как эффективно спланировать пресс-тур, рассказала Влада Кондрахова, PR-специалист коммуникационного агентства MSPR.
Определяем цели и задачи пресс-тура
Первое, что нужно сделать при планировании – определить цели и задачи пресс-тура. Детально проработайте, что компания хочет получить по итогу .
Например, целями тура могут быть:
- повысить узнаваемость и престижность мероприятия/компании;
- увеличить лояльность к бренду;
- улучшить дружеские отношения со СМИ.
Примеры задач:
- проинформировать общественность о событии/выпуске нового продукта;
- привлечь внимание к проблеме;
- увеличить продажи.
Обязательно согласовывайте и обсуждайте каждый пункт с руководством бренда. Это важно сразу по нескольким пунктам.
Во-первых, у компании должны совпасть ожидания от пресс-тура с тем, что получится в реальности.
Во-вторых, во время обсуждения вы можете выявить дополнительные задачи, которых не было изначально. Например, во время обсуждения мероприятия, посвященного науке, мы поняли, что заказчику важны еще две подзадачи: освещение деятельности одной организации и повышение цитируемости конкретного спикера. Такие подзадачи появляются только в процессе обсуждения.
Когда цели и задачи сформулированы, можно готовить программу и подбирать релевантные СМИ.
Аккредитация журналистов
Чтобы подобрать лояльный пул мало просто обратиться в редакцию. Нужно провести тщательный анализ, кто именно пишет на вашу тему, кто ей горит. Высший пилотаж – найти личные контакты журналиста и увлечь их своим мероприятием.
Бывали ситуации, когда редакция отказывала, а мы заходили со стороны конкретного автора и получали положительный ответ.
Как же увлечь корреспондента?
После того, как мы подобрали пул лояльных СМИ, составляем письмо-приглашение:
- В теме письма важно сразу обозначить, что это пресс-тур. Если поездка предстоит в известное туристическое место – его также нужно указать в заглавии.
- В теле письма – расписать программу, человек должен понимать, что его ждет, с одной стороны. С другой, эта программа и должна его увлечь.
- Четко указать: когда, куда и на сколько предстоит ехать.
- Тут же – прописать, что нужно для аккредитации и сроки окончания подачи заявок.
- Указываем, что все расходы покрываются.
- Если есть красивые фотографии места, где пройдет мероприятие – прикрепляем.
Но и это не все. После отправки начинаем обзванивать СМИ. Письмо может потеряться, попасть в спам. Нам же нужно обозначиться и лично ответить на все вопросы. Если журналиста что-то смущает, стараемся развеять его сомнения. Если получаем отказ – спрашиваем, почему. Зачастую на причины можно повлиять. Так, мы выяснили, что один корреспондент отказался из-за неудобного времени выезда. Организация отдельного трансфера на другой день решила проблему. Автор попал на пресс-тур.
Чаще всего во время первого звонка нам говорят: «Подумаем». В этом случае уточняем, когда можно перезвонить и не теряем контакт из виду.
Организация поездки
Задачи намечены, пул журналистов сформирован – пора прорабатывать поездку. Важно помнить: пресс-тур – это сочетание работы и новых впечатлений. Мы, как пиар-агентство, должны обеспечить комфорт на каждом этапе.
Выбираем удобный трансфер, смотрим, входит ли питание. Даже если это недолгое путешествие – нужно предусмотреть еду и напитки для приглашенных. Статья расходов небольшая, а приятно. Важно заботиться об их удобстве и показать, что вам важен их комфорт.
В программу нужно включить совместный обед или ужин. Выбираем для этого колоритный местный ресторан. Здесь мы сможем создать дружескую теплую обстановку, где у журналистов будет возможность познакомиться друг с другом и лучше узнать вас. Хорошо, если у представителя компании получится выбраться на эту встречу, поприветствовать всех.
Когда мы формируем маршрут, то стараемся организовать экскурсию. Даже небольшая обзорная прогулка будет кстати. Новые впечатления будут приятным дополнением к рабочей поездке. Получается сочетание 70 на 30: большую часть времени журналисты работают, но и об их досуге мы тоже заботимся.
Бывает, что программа настолько насыщена событиями, что на экскурсию времени совсем не остается. У нас так было во время поездки на Кольский полуостров. И тут мы нашли выход: на 15 минут заехали в красивое место, где смогли перевести дыхание и сделать несколько памятных фотографий.
Эксклюзив
Журналисты в первую очередь едут за уникальной информацией. Если вы сможете организовать эксклюзивное интервью с представителем компании – статья о вашем мероприятии получится еще лучше.
Пиар-специалисты едут в эту поездку не только как организаторы, но и как помощники СМИ. Нужно продумать комфорт до мелочей. Относиться к ним с теплотой и любовью, выстроить качественные дружеские отношения.
На заметку пиарщику!
Помощником для пиарщика станет группа в мессенджере. В нее нужно добавить всех участников пресс-тура. В чате вы сможете оперативно обсуждать организационные вопросы, а также формировать узкое комьюнити с дружеской атмосферой. Здесь же удобно делиться пиар-документами. Создаем отдельную папку, куда выкладываем все материалы: биографию спикеров, справку о мероприятии, ориентировку, согласованные пресс-релиз, а после мероприятия – пост-релиз и фотографии. Ссылку закрепляем в группе.
Будьте готовы к неожиданным поворотам. За день до поездки часто приходят отказы. На этот случай – не отказывайте тем, кому не хватило места. Честно скажите, что хотя сейчас мест нет, вы с ними свяжетесь, если появится свободный слот.
Заранее проговорите с авторами темы, которые не стоит поднимать. Даже самые лояльные СМИ могут ненароком задать не тот вопрос. После тура не теряем связь: поздравляем участников тура со всеми праздниками.
И помним: главное в организации пресс-тура – относиться к журналистам с теплотой и любовью. И тогда они ответят вам взаимностью.
Подписывайся!
ВКонтакте
Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы Марине Ибушевой
