Всем привет, на связи Владимир Малюгин из Digital Geeks.
Кажется, что может быть проще, чем поставить задачу? Объяснил в паре слов, что нужно сделать, – и жди выполнения. Но времена устных договоренностей и записок на бумажках давно прошли. Просто поставить задачу и ждать ее исполнения – это обычно не работает. Делегировать нужно правильно.
Гик-совет
Лучше потратьте 5 минут на детальную постановку задачи, чем часы на неразбериху в духе «почему коллега не понял/пропустил задачу» или «сделал всё не так».
Всем руководителям и маркетологам, которые хотят эффективно рулить сеошниками, дарю SEO стартер-пак: внутри – гайды и шаблоны, которые я собрал за 15 лет в диджитале.
При постановке задач важно:
-
кратко обсудить цель, контекст и желаемый результат,
-
поставить сроки,
-
ответить на вопросы и снять возможные возражения.
Прежде чем говорить о конкретных шагах, нужно сказать пару слов о том, где именно ставить задачи. Сегодня удобнее всего это делать в специальных таск-трекерах, где предусмотрено все для успешного делегирования. Наш любимый – Asana, но можно также использовать, например, Trello, Todoist, WEEEK, Битрикс24.
Итак, как поставить задачу, чтобы ее выполнили на отлично? Методом проб и ошибок я сформулировал 7 ключевых шагов правильного делегирования.
1. Придумайте четкое название с призывом к действию
Названия задач должны быть:
-
Понятными и исчерпывающими. Например, вместо «Статья для блога» пишите «Подготовить черновик статьи для блога». Подойдут и простые короткие фразы вроде «Отчет по рекламной кампании». Главное, чтобы название было понятно даже тому, кто не работает в вашей сфере.
-
Содержащими глаголы в повелительном наклонении. Например, «Перезвонить клиенту», «Сделать...», «Заполнить...», «Выложить...».
-
Краткими: ограничьтесь двумя-пятью словами.
-
Привычными. Здесь креатив только мешает – называйте задачи одинаково и используйте принятые в команде термины. Если все говорят «еженедельный срез», не надо ставить задачу на «еженедельный отчет».
2. Назначьте главного
Здесь работает правило: «Одна задача – один исполнитель, на 100% отвечающий за результат». Если дело поручить сразу двоим, каждый будет думать, что им займется другой. В результате задача останется невыполненной, более того, могут начаться взаимные обвинения.
Если же в выполнении задачи по объективным причинам участвует несколько человек, разделите ее на этапы. Но за итоговый результат все равно должен отвечать один специалист, который будет следить за тем, чтобы все выполнили свои части. И оправдания вроде «Я не сделал, потому что Иван не сделал свое» не принимаются.
В задачи можно добавлять участников (это похоже на поле «Копии» в электронной почте). Так вовлеченные в процесс коллеги будут получать уведомления обо всех действиях. Добавлять и удалять соисполнителей можно в любое время.
3. Обозначьте реалистичный дедлайн
Обязательно указывайте в задаче реальный срок, который вы согласовали с исполнителем. Нельзя ставить дедлайны в одностороннем порядке, ведь у сотрудника уже есть свой план работы.
☝️Часто бывает, что руководитель просто пишет задачу в WhatsApp и ждет ее выполнения. Однако полное игнорирование текущих задач сотрудника при постановке новой – это самая популярная причина срыва дедлайнов. Поясню на примере.
Аналитик видит задачу подготовить отчет по выручке. Так как она «прилетела» от собственника, специалист сразу же бросается ее делать. При этом от него ждут выполнения задач директор по продажам и директор по маркетингу, которые поставили задачи аналитику точно так же: не учитывая, что у него есть другие.
Решение – визуализировать задачи этого сотрудника в таск-трекере (или хотя бы таблице) и формализовать их постановку, описав, в какой очередности их нужно выполнять. Причем неважно, кто ставит задачу – владелец компании или сотрудники: правила едины. Собственник не может двигать задачи всех остальных без острой необходимости.
Если задача просрочена, исполнитель должен объяснить причину в комментарии. Нельзя менять дату молча, иначе наступит неразбериха.
Чтобы SEO приносил результаты, нужно грамотно управлять сеошниками. Для этого руководителям и маркетологам понадобится всего лишь одна папка – мой бесплатный стартер-пак для эффективной работы с сеошниками.
4. Создайте развернутое описание
Подробно поясните, что именно, зачем и в каком порядке (если это важно) нужно сделать. Приложите все необходимые материалы и ссылки. Если задача зависит от выполнения других задач, отметьте это.
Гик-совет
Обязательно укажите критерии готовности (Definition of done), то есть опишите, как выглядит желаемый результат. Это может быть, например, текст, таблица, файл или действие.
5. Ведите все обсуждения в комментариях к задаче
Задаем вопросы, оставляем комментарии, прикладываем файлы и совершаем другие подобные действия строго в пределах соответствующей задачи! Так важную информацию не придется собирать по кусочкам из других задач или в мессенджерах и почте.
Однако если задача нешаблонная и сложная, сразу после ее постановки стоит поговорить с исполнителем по телефону или видеосвязи. Это поможет прояснить все непонятные моменты. А уже после этого всю переписку нужно вести в таск-трекере.
6. Укажите, к какому проекту относится задача
Каждая задача – это часть проекта. Определите, к какому проекту, продукту или направлению работы относится задача. Это поможет исполнителю понять контекст.
Проще говоря, ставьте задачу в нужный проект, а не бросайте ее в вакууме.
7. Зафиксируйте выполнение задачи
Выполнив задачу, обязательно отметьте это в трекере.
Суперважно! Не забудьте описать результат или приложить файл с ним (либо дать ссылку на него). Так коллеги будут знать о ваших достижениях. Исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу, а руководитель может ее открыть заново (обязательно с комментариями), если считает, что над ней еще стоит поработать.
☝️Не закрывайте задачу, если хотя бы одна внутренняя подзадача не выполнена.
– Вова, а как начать работу с сеошниками, если я не разбираюсь в SEO?
Чтобы эффективно управлять сеошниками, используйте материалы из моего бесплатного стартер-пака. Внутри – все нужные шаблоны, которые я собирал 15 лет: от того, как нанять сеошников до выбора KPI и мотивации.
Будьте мастером делегирования!
С помощью этой статьи вы сможете превратить задачи в четкие, понятные и структурированные поручения.
В завершение – бонус: гайд по постановке топовых задач.
ВКонтакте
