×
Россия +7 (495) 139-20-33

18 настроек Gmail, которые пригодятся вам в работе с почтой

Россия +7 (495) 139-20-33
Шрифт:
1 57212

Как часто вы заглядываете в настройки Gmail? Скорее всего, вы заходили в них всего пару раз, а может быть, не делали этого ни разу. А зря.

В этой статье расскажем вам о функциях Gmail, которые сэкономят ваше время при работе с почтой и повысят производительность. 

Предпросмотр писем 

Хотите видеть содержимое писем, не открывая их? Включите функцию предпросмотра. 

Для этого:

  1. Зайдите в «Настройки» (значок шестеренки), выберите «Все настройки»;
  2. Откройте вкладку «Папка “Входящие”». В разделе «Область просмотра» установите флажок на «Включить область просмотра». 
  3. Установите нужную настройку и сохраните изменения. 

Функция предпросмотра в Gmail

Режим конфиденциальности 

С помощью режима конфиденциальности пользователь может защитить информацию в письмах от несанкционированного доступа. Для дополнительной безопасности можно настроить для письма код доступа. Скачать, переслать, скопировать или распечатать конфиденциальное письмо нельзя. 

Чтобы включить режим конфиденциальности, кликните в окне создания письма на значок «Включить конфиденциальный режим». 

Режим конфиденциальности в Gmail 

В появившемся окне можно задать срок доступа к письму и включить запрос кода доступа через SMS. 

Режим конфиденциальности в gmail

Автоматическая группировка писем 

В Gmail есть полезная функция для тех, чья почта завалена письмами. Пользователи могут создать автоматические правила для сортировки писем по папкам. В отдельные папки можно перенаправлять рассылки, письма от определенных отправителей или сообщения на определенные темы. 

Чтобы настроить автоматическую сортировку писем по папкам: 

  1. Откройте письмо. 
  2. Кликните на иконку «Еще» (три точки) на панели инструментов, чтобы вызвать меню. 

  3. Группировка писем в Gmail

  4. Выберите пункт «Фильтровать похожие письма».

  5. Фильтрация писем Gmail

  6. Задайте правила, по которым хотите сгруппировать письма. 

Вы можете группировать письма от конкретного отправителя или письма на определенную тему. Кроме того, можно отсортировать имейлы, которые содержат заданные ключевые слова или, наоборот, не содержат их. 

После уточнения условий нужно нажать на кнопку «Создать фильтр». 

Группировка писем в Gmail

Затем выбрать нужные пункты и снова нажать на кнопку «Создать фильтр». 

Группировка писем в Gmail

Примечание: чтобы письма, соответствующие заданным условиям, отправлялись в отдельную папку, необходимо выбрать пункт «Применить ярлык» и установить галочку «Пропускать входящие». Тогда эти письма не будут отображаться в основной папке входящих. 

Google Meet 

Сервис видеоконференций Google Meet полностью интегрирован с Gmail. Пользователи могут назначать видеовстречи и присоединяться к звонкам прямо в почте. Для этого на боковой панели нужно выбрать «Новая встреча». 

Google Meet в Gmail

Останавливаться на всех нюансах работы с Google Meet в Gmail не будем. Подробную инструкцию можно найти здесь

Создание группы контактов 

Пользователи, которые часто отправляют письма определенной группе людей (например, на весь отдел компании), могут создать группу контактов и вводить в будущем в поле «Кому» только название группы. В таких случаях не придется прописывать электронный адрес каждого получателя. 

Чтобы создать группу контактов в Gmail, нужно: 

  1. Кликнуть на иконку приложений Google и выбрать «Контакты». 

  2. Настройка почты Gmail

  3. Кликнуть на пункт «С кем вы часто общаетесь» и выбрать пользователей, которых хотите включить в конкретную группу. 

  4. Группировка контактов в gmail

  5. Выбрать иконку ярлыка, чтобы создать ярлык. 

  6. Настройка почты gmail

  7. Задать имя группе и сохранить изменения. 
Настройка почты gmail

Работа с почтой офлайн 

Если интернет работает с перебоями или не работает совсем, можно использовать Gmail офлайн. Функция позволяет входить в почту и читать письма без доступа к интернету. 

Важный момент: функция доступна только в браузере Chrome на компьютере. 

Как включить Gmail офлайн: 

  1. Зайдите в «Настройки» и выберите «Все настройки». 

  2. Настройка офлайн доступа к gmail

  3. Выберите вкладку «Офлайн». 
  4. Поставьте галочку напротив «Включить офлайн доступ к почте». 

  5. Офлайн-доступ к gmail
     

  6. Сохраните изменения. 

Быстрые клавиши 

Работу с Gmail можно существенно ускорить, используя сочетания клавиш. В сервисе уже настроены по умолчанию быстрые клавиши, чтобы перемещаться по разделам почты, отправлять письма, форматировать текст. Кроме того, пользователи могут самостоятельно задать сочетания клавиш для разных действий. Сделать это можно в «Настройках» в разделе «Все настройки», пункт «Быстрые клавиши». 

Подробнее о функции можно прочитать в Справке

Отмена отправки письма 

Если вы кликнули на «Отправить», но вспомнили, что не дописали письмо, или обнаружили, что отправляете его не тому человеку, воспользуйтесь функцией отмены. С ее помощью вы можете отменить отправку письма, отредактировать сообщение или удалить. 

Чтобы активировать функцию, зайдите в «Настройки» – «Все настройки» – Вкладка «Общие» – Пункт «Отмена отправки». Задайте промежуток времени, в течение которого отправку письма можно отменить: 5 секунд, 10 секунд, 20 или 30 секунд. 

Отмена отправки письма в gmail

Сохраните изменения. 

Шаблон письма 

С помощью этой функции можно создать шаблон письма и использовать его для сообщений, информация в которых часто повторяется. 

Как активировать функцию: 

  1. Зайти в «Настройки» – «Все настройки». 
  2. Кликнуть на вкладку «Расширенные». 
  3. В пункте «Шаблоны» выбрать вариант «Включить». 
  4. Сохранить изменения. 

Чтобы создать, использовать или удалить шаблон, нужно выбрать опцию «Дополнительно» при написании письма, и нажать на пункт «Шаблоны» в раскрывшемся меню. 

Шаблон письма в Gmail

Планирование отправки 

Иногда бывает нужно отправить письма в строго определенное время. С одной из функций Gmail можно запланировать рассылку писем. 

Как это сделать: после того, как вы закончите писать письмо, нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Отправить», выберите «Запланировать отправку», а затем укажите желаемую дату и время. 

Запланировать отправку писем gmail

Удаление форматирования 

Когда вы копируете текст и вставляете его в письмо, может нарушиться форматирование. В результате в тексте появляются лишние элементы и меняется оформление. 

В следующий раз, когда такое произойдет, выделите нужный фрагмент и нажмите на кнопку «Очистить форматирование». Она находится на панели инструментов в окне создания письма. 

Очистить форматирование в gmail

Перевод входящих писем 

Почта Google удобна тем, что позволяет перевести письма, написанные на других языках, через Google Translate прямо в Gmail. Для этого надо зайти в письмо, кликнуть на значок «Еще» и выбрать пункт «Перевести сообщение». 

Перевод писем в Gmail 

Удаление больших писем 

Google предоставляет пользователю бесплатно только 15 ГБ для хранения данных. Хранилище используется тремя сервисами: Gmail, Google Диск и Google Фото. 

Чтобы освободить место, можно удалить ненужные файлы, выбрав самые большие письма. Для этого надо ввести в строке поиска Gmail команду larger:10m. Почтовый сервис покажет все письма, размер которых превышает 10 Мб. Кстати, числовое значение в команде вы можете указать сами. 

Примечание: проверить, сколько места вы уже заняли в бесплатном хранилище Google, можно здесь. 

Игнорирование сообщений 

Уведомления о получении новых писем могут раздражать. Чтобы не отвлекаться на надоедливые сообщения, в Gmail предусмотрена функция игнорирования. С ее помощью пользователь может скрыть цепочку писем от отдельных адресатов. Все ответы от конкретного потока перестанут отображаться в папке «Входящие». Если сообщения снова станут важными, их можно будет вернуть из игнора. 

Для включения функции игнорирования сообщений нужно выбрать письма, кликнуть в верхней панели на значок «Еще» и выбрать в открывшемся меню «Игнорировать». 

Игнорировать письма в почте

Чтобы вернуть игнорируемые сообщения из архива, введите в строку поиска Gmail команду is:muted. Google покажет все игнорируемые письма. Установите флажок рядом с нужным письмом и нажмите «Переместить во входящие». 

Пересылка письма в виде файла 

Любое электронное письмо можно переслать как вложение, то есть в виде прикрепленного файла. Как это сделать: 

  1. Выбрать нужное письмо или письма. 
  2. Кликнуть на значок «Еще» и выбрать «Переслать как прикрепленный файл». 
  3. Написать письмо, указать получателей, отправить сообщение. 

Примечание: Gmail позволяет прикрепить неограниченное количество писем, но если размер файла превысит 25 МБ, вложение отобразится в виде ссылки на Google Диск. 

Переслать письмо как вложение в gmail

Папка приоритетных писем 

Пользователи Gmail могут настроить сортировку входящих писем по важности. Для этого нужно включить вид «Приоритетные». После включения функции все сообщения будут распределяться по трем разделам: «Важные и непрочитанные», «Помеченные» и «Прочие». 

Как включить сортировку: 

  1. В правом верхнем углу кликнуть на «Настройки» (значок шестеренки) и выбрать «Все настройки». 
  2. Открыть вкладку «Папка “Входящие”». 
  3. Выбрать «Приоритетные» в пункте «Тип папки “Входящие”». 

Сортировка писем в gmail

Подпись 

В Gmail пользователи могут настроить подпись – текст, который будет автоматически добавляться в конце каждого письма. Туда можно включить свои контактные данные или другую информацию. 

Чтобы добавить подпись, зайдите в «Настройки» – «Все настройки». Во вкладке «Общие» найдите пункт «Подпись» и добавьте текст. Сохраните изменения. 

Как настроить подпись в gmail

Примечание: пользователям доступна возможность добавить несколько вариантов подписей. Выбрать нужную подпись можно в процессе создания нового письма, нажав на значок в виде ручки в нижней панели. 

Настройка подписи в gmail

Автоответ 

Если пользователь уезжает в отпуск или просто хочет устроить себе цифровой детокс, отказавшись на время от интернета, можно настроить автоответчик. Отправители писем в таком случае получат ответ, что человек временно недоступен. 

Как настроить автоматический ответ в Gmail: 

  1. Зайдите в «Настройки» – «Все настройки». 
  2. Во вкладке «Общие» найдите пункт «Автоответчик».
  3. Выберите «Включить автоответчик», укажите период действия, введите текст сообщения. 
  4. Сохраните изменения. 

Как настроить автоответ в gmail

А какими функциями Gmail пользуетесь вы? Делитесь в комментариях. 

Источники: Справка GmailSearch Engine Journal

(Голосов: 10, Рейтинг: 5)
Читайте нас в Telegram - digital_bar

Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы Марине Ибушевой


Новые 
Новые
Лучшие
Старые
Сообщество
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
Отправить отзыв
  • FoxyPlant
    9
    комментариев
    0
    читателей
    FoxyPlant
    4 месяца назад
    Неужели я наконец-то разберусь, как уменьшить бардак в своем почтовом ящике? Да не, бред какой-то)
    -
    0
    +
    Ответить
ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
13 инструментов для SEO-специалиста, актуальных в 2022 году
Саша
5
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Саша - кажись какой-то британец
Продуктовый подход в SEO: новая эпоха поисковой оптимизации
Максим
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Максим - За чек-листы внутри статьи - отдельное спасибо! Не со всем внутри согласен, но доработал под себя)
Скоринг запросов: почему он необходим при сборе семантического ядра
Илья Горбачев
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Илья Горбачев - Сбор сезонности в последней версии находится на вкладке "Парсинг" и вызывается кликом по иконке с графиком на черном фоне. Только он собирает общую частоту, поэтому лучше собирать данные с фраз (маркеров), которые не пересекаются в реальных запросах.
10 сервисов для работы с текстом в 2022 году
Юлия
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Юлия - Никита, вы о чем? Все подписки работают по такому принципу) Я retext давно пользуюсь, они немного подняли цену, но 399 рублей это еще ничего)) у меня на livedune только по несколько тысяч уходит. Выполнять качественно работу используя только руки не получится, а такие сервисы выручают очень Суть то не в том, что вы не воспользовались, а в том, что подписались, надо было просто отписаться и деньги бы не списали
Почему не стоит отказываться от SEO на этапе разработки
Максимус
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Максимус - Я уже сделал и сегодня в первый класс отвёл!
«Ашманов и партнёры» создали нейросеть, которая генерирует нешаблонные описания для страниц сайтов
Алексей
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Алексей - Функционал есть, но он не отдельный. Он идёт в дополнение к LSI-анализу, интегрирован в него. Можете увидеть сгенерированные мета-теги на вкладке "Текст" в результатах LSI-анализа. Они будут указаны с пометкой (авто). Также сгенерированные мета-теги указаны в ТЗ для копирайтера, которое формируется по итогам анализа конкурентов.
Прирост трафика почти на 2000% только за счет внутренней перелинковки – разбор кейса
Volodyka Filipov
6
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Volodyka Filipov - А cmse.ru/ это ваше детище?
Санкции поисковых систем: как узнать, что сайт попал под фильтры. Обзор главных инструментов
Volodyka Filipov
6
комментариев
0
читателей
Полный профиль
Volodyka Filipov - Нужно не крутить, а по честному развивать)))
Внедрение и тестирование поиска по товарам в интернет-магазине инструментов
Геннадий Sape Agency
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Геннадий Sape Agency - На текущий момент достаточно часто (через 2-3 фида находятся проблемы). Причина в том, что инструмент пока находится в бета-версии и фиды проходят ручную модерацию через асессоров Яндекса. Тем не менее, как правило, правки минимальны.
О важности коммерческих факторов в SEO. Кейс
Геннадий Sape Agency
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Геннадий Sape Agency - Спасибо, Костя!
ТОП КОММЕНТАТОРОВ
Комментариев
910
Комментариев
834
Комментариев
554
Комментариев
540
Комментариев
483
Комментариев
385
Комментариев
373
Комментариев
262
Комментариев
249
Комментариев
171
Комментариев
156
Комментариев
141
Комментариев
121
Комментариев
115
Комментариев
99
Комментариев
97
Комментариев
97
Комментариев
96
Комментариев
80
Комментариев
77
Комментариев
74
Комментариев
67
Комментариев
63
Комментариев
60
Комментариев
59

Отправьте отзыв!
Отправьте отзыв!