Тренды рынка документооборота: чего ждать компаниям в 2025 году

Раис Ахкямов

Руководитель практики внедрения ELMA365 CSP

Газ и тормоз: главные факторы, влияющие на развитие рынка документооборота

На протяжении последних лет наблюдается стабильный ежегодный прирост на мировом рынке документооборота в размере 7%. Учитывая текущие условия, эта тенденция, скорее всего, сохранится и в 2025 году. Влияние на динамику роста оказывают различные факторы, среди которых особого внимания заслуживают изменения в законодательстве – в частности, появление возможности оцифровывать разные форматы документов, налоговый мониторинг, создание электронных архивов, применение системы контроля за оборотом документов (КЭДО). Все эти нововведения становятся огромным драйвером для роста рынка документооборота.

Однако существуют и факторы, которые замедляют рынок. В первую очередь это высокие процентные ставки по кредитам и увеличение стоимости финансирования, что побуждает предприятия к оптимизации расходов. Многие компании переориентируют свои инвестиционные стратегии, делая упор на проекты с наибольшей юридической необходимостью из-за нововведений со стороны законодательства.

Второе направление для инвестиций в сфере документооборота возникло в связи с уходом некоторых участников рынка и необходимостью оперативного обновления систем. Кроме того, все еще велик риск того, что зарубежные поставщики программного обеспечения, оставшиеся в России, прекратят поддержку своих решений.

Несмотря на то, что идея импортозамещения активно обсуждается уже не первый год, многие компании предпочитают придерживаться выжидательной тактики до тех пор, пока кто-то из участников рынка не разработает и не внедрит успешные решения в области локализации технологий. Это позволит бизнесу снизить риски, связанные с переходом на новые продукты и сервисы.

Необходимо отметить, что процесс импортозамещения не лишен сложностей – он требует глубокой адаптации и модификации подходов к хранению данных. Также необходимо разрабатывать новые методики обучения пользователей эксплуатации системы. Кроме того, может потребоваться корректировка бизнес-процессов для соответствия архитектуре новой платформы.

Тем не менее эти вызовы открывают перед компаниями новые перспективы для развития. Замена существующих систем на отечественные решения позволяет не только обеспечить стабильность работы на ближайшие 7-10 лет, но и создать основу для дальнейшего роста и интеграции инновационных технологий без необходимости часто менять платформы.

Тренды рынка документооборота 2025

Чтобы оставаться конкурентоспособным на рынке и быть готовым к будущим вызовам в области документооборота, бизнес должен отслеживать основные тенденции. На 2025 год можно отметить три основных вектора развития рынка документооборота.

Low-code

Ключевым направлением, активно развивающимся во всех системах управления документами (СЭД), электронного документооборота (ЕСМ) и облачных сервисах (CSP), безусловно, является low-code. В рамках данного тренда многие функциональные элементы систем переводятся на платформы с поддержкой low-code. Это касается не только интеграции с операторами электронного документооборота, но и взаимодействия с системами распознавания символов (OCR), удостоверяющими центрами, а также криптографическими провайдерами. Такой подход позволяет значительно упростить процесс разработки и внедрения новых решений, повышая при этом их гибкость и эффективность.

Концепция Low-code актуальна из-за нескольких факторов.

• Дефицит IT-специалистов. Спрос на разработчиков превышает предложение, поэтому компаниям сложно найти квалифицированных специалистов. Технология Low-code дает возможность создавать приложения без необходимости привлекать большие команды разработчиков – справиться с административной частью могут даже аналитики, что значительно упрощает процесс разработки.
• Скорость разработки. С помощью Low-code можно быстро собрать MVP (минимально жизнеспособный продукт), что гораздо проще и быстрее, чем при классической разработке. Это достигается благодаря готовым шаблонам, визуальным конструкторам и автоматизации рутинных задач. Как следствие, Low-code позволяет оперативно вносить изменения в приложения.

Искусственный интеллект

Основная задача искусственного интеллекта заключается в обработке и анализе данных: он помогает распознавать, классифицировать и сравнивать документы, а также значительно облегчает процесс поиска информации. Особое внимание уделяется упрощению работы с большими объемами документов, что является ключевым направлением для развития технологий.

Искусственный интеллект позволяет перейти на новый уровень взаимодействия с информационными системами, делая их использование более интуитивным и доступным. В частности, сотрудники компаний, для которых работа с информационными системами (например, СЭД, ЕСМ, CSP) не является основной деятельностью, все чаще используют альтернативные способы взаимодействия, облегчая себе процесс работы с ними. Это может быть общение через мессенджеры или использование ботов. Даже при прямом обращении к системе интерфейс адаптируется под модель «запрос-ответ». В таком случае нерегулярные пользователи системы могут обойтись без глубокого погружения в структуру папок и сложные поисковые запросы, находя ответы на свои вопросы быстро и без труда.

ЮЗЭДО – юридически значимый электронный документооборот

Тема электронного документооборота на данный момент актуальна. Тренд на переход в цифровую форму взаимодействия становится повсеместным в разных плоскостях бизнеса и в отношениях с государством. ЭДО – способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет. ЮЗЭДО – это ЭДО с применением квалифицированной электронной подписи.

Тенденции расширения объемов обмена юридически значимыми документами наблюдаются не только между хозяйствующими субъектами, между бизнесом и государством, но и между государственными организациями и гражданами.

«Безбумажный» документооборот позволяет сократить издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов:

• ускоряются процессы взаимодействия;
• обеспечивается юридическая сила документов;
• снижаются риски потери документов;
• обеспечивается уровень безопасности документооборота;
• сокращаются затраты на хранение документов.

В последние годы наблюдается активное совершенствование правовой основы в сфере электронного документооборота (ЭДО), помогающего хозяйствующим субъектам и физическим лицам обмениваться электронными документами через интернет. В 2020 году была принята концепция, направленная на развитие использования электронных документов в экономической деятельности России. Основная цель этого процесса – увеличение объемов обмена электронными документами (ЮЗЭДО) между компаниями как минимум на 20% ежегодно.

В 2024 году Федеральная налоговая служба (ФНС) РФ представила методические рекомендации, которые регламентируют процедуры обмена электронными данными между различными субъектами экономики и физическими лицами. Также были разработаны рекомендации для участников международного документооборота.

Векторы развития ЮЗЭДО в 2025 году:

• Расширение форматов электронных документов. Максимальная цифровизация всех сторон (циклов) сделок между хозяйствующими субъектами (B2B-обмен). Обмен между бизнесом и государством (B2G-обмен).
• Вектор на трансграничный документооборот. Развитие ЮЗЭДО в рамках Таможенного союза ЕАЭС между компаниями России, Белоруссии, Казахстана, Армении.
• Совершенствование ГИС ЭПД (государственной информационной системы электронных перевозочных документов) – расширение функционала, касающегося электронных перевозочных документов. Преимущества данной системы заключаются в возможности контроля на всех этапах грузоперевозок в режиме онлайн всеми участниками маршрута, а также в сокращении операционного цикла и оборачиваемости.
• Модернизация системы государственного контроля. Координация осуществляется на основе данных, содержащихся в государственных информационных системах и системах федеральных органов исполнительной власти (ГИС ЭПД, система маркировки товаров «Честный знак», ГИС «Капиталовложения», АИС Налог-3 ФНС России и других). Благодаря этому в процессе выполнения контрольных функций требуется меньшее количество документов.
• Цифровизация госсектора и формирование Единого информационного пространства (ГОСЭДО).
• Развитие электронного кадрового документооборота (КЭДО). Подписание кадровых документов в режиме онлайн позволяет значительно сократить расходы на бумажный документооборот, а также ускорить процесс обмена документами с сотрудниками, включая тех, кто работает удаленно.

Основные перспективы изменений рынка документооборота

Прогнозирование тенденций рыночного развития может быть непростой задачей, однако анализ текущей ситуации позволяет сделать обоснованные выводы. Рынок документооборота демонстрирует стабильную консервативность, что не исключает возможности внедрения инновационных решений.

С уверенностью можно утверждать, что в будущем мы станем свидетелями расширения спектра технологий и автоматизированных систем, которые будут повышать эффективность бизнес-процессов. Эти решения направлены на оптимизацию рабочих процессов, делая их более интеллектуальными и упрощенными.

Важно отметить, что текущее распределение рыночных позиций характеризуется доминированием отечественных участников. В ближайшее время иностранные компании вряд ли смогут занять значительную долю рынка, что свидетельствует о высокой устойчивости и самостоятельности российских решений и разработчиков в области документооборота. Практически все крупные федеральные компании стремятся создать собственную систему, используя уже существующие решения или разрабатывая их с нуля. Однако в целом рынок не претерпевает значительных изменений.

В будущем продолжится развитие автоматизации и упрощение процесса оцифровки документов – этот тренд, наблюдаемый уже несколько десятилетий, будет и дальше определять развитие технологий. В последнее время наблюдается тенденция к углублению оцифровки документов с помощью искусственного интеллекта. Ожидается, что развитие технологий ИИ будет продолжаться, поскольку для работы этого инструмента требуются базы данных и знания.

Как говорят, у каждой компании есть свой цифровой двойник – документ, для создания которого необходимо собрать больше фактов о деятельности компании. Этот тренд способствует увеличению степени оцифровки документооборота, числа извлекаемых и хранимых атрибутов, а также количества автоматически создаваемых документов.

В перспективе (примерно через 5-7 лет) актуальной станет тема цифровых документов. Важно понимать, что цифровой документ – это уже не просто файл, а, по сути, набор атрибутов, обычно с электронной подписью. Именно в этом направлении будут меняться и рынок, и технологии.