Нестандартные решения в управлении проектами

Постоянная неопределенность заставляет руководителей крупных компаний держать руку на пульсе. Оставаться бизнесу в статичном состоянии в настоящее время равно гибели, поэтому приходится искать новые решения и форматы, в том числе и в области проектного управления. Денис Мочалов, директор продукта ELMA365 Проекты, рассказал, какие новые и нестандартные решения могут быть использованы в системах управления проектами.

От того, как будет организована проектная деятельность в компании, зависит ее успех и финансовые показатели. Внешние и внутренние обстоятельства постоянно оказывают влияние на бизнес-процессы, поэтому приходится мыслить нестандартно и искать новые пути решения текущих задач. Новые инструменты и необычные пути решения позволяют гибко реагировать на изменения и вызовы. Поговорим о технологических решениях и гибридных подходах, связанных с проектным управлением.

Автоматизированные бизнес-процессы в ИСУП: работает программа, а не человек

Строго говоря, автоматизированные бизнес-процессы не являются инновацией сами по себе, процессный подход применяется на российском рынке с конца 2000-х годов. Однако их применение в ИСУП (Информационной Системой Управления Проектами) является необычным технологическим решением.

Например, компания занимается переоборудованием концертных залов. Помимо технической стороны подбора оборудования, в таких проектах всегда есть процесс формирования сметы и закупки расходных материалов. Если в проекте должна произойти закупка, и она регламентирована в системе, то в плане проекта окажется целый автоматизированный бизнес-процесс. Он будет автоматически исполняться, не перегружая календарный план избыточной детализацией. Ответственным за закупку придут задачи, а руководитель проекта получит данные по количеству материалов и их стоимости для осуществления проекта. Если таких проектов у компании много, то такая автоматизация значительно сэкономит силы, поскольку снижается необходимость ручного контроля. Также автоматизировать можно и поддерживающие деятельность проекта процессы, например, оформление командировок или согласование заявок на оплату.

Нестандартным решением здесь можно назвать сочетание проектного и процессного подходов. 

Смысл процессного подхода, как показал пример выше, заключается в автоматизации повторяющихся бизнес-процессов, чтобы освободить сотрудников от рутинных задач и повысить прозрачность. При этом проект – это деятельность, строго ограниченная во времени, например запуск нового сайта. Выполнили пул задач в рамках ограниченного бюджета и времени – получили результат. Проекты могут быть похожими или даже типовыми, но при этом это отдельные единицы, что заложено в сути проектного подхода.

Мы можем описать проект в качестве бизнес-процесса, тогда после завершения проекта мы получим набор регламентов. Однако часто описанные процессы и схемы быстро теряют свою актуальность и процессная модель для них часто неэффективна.

Кроме того, руководителем проекта может быть любой сотрудник, а ответственность распределяется динамически. Получается, что команда и распределение ролей формируется каждый раз заново. Требования и ситуация также непрерывно меняются, в итоге в чистом виде процессный подход применять мы не можем. При классическом процессном подходе размывается оргструктура и загруженность персонала, что вносит путаницу.

Нестандартное решение заключается в том, чтобы сохранить структуру проекта, но при этом регламентировать и автоматизировать сопровождающие процессы. Получается так называемый гибридный подход – процессный подход в проектном управлении.

Если внедрение программного продукта – это типичный проект, то его сопровождение уже процесс. Решением здесь будет автоматизация сопутствующих процессов – инициация проекта, набор команды на проект, согласование бюджета, процессы продажи и контрактования.

Другой пример – строительная проектная организация. Помимо самой стройки у них так или иначе есть сопутствующие процессы, держателями которых являются сотрудники. В хорошем случае регламенты прописаны, но не всегда исполняются. Если данные процессы или регламенты будут автоматизированы в информационной системе, которая работает вместе с ИСУП, то многих рисков получится избежать или их минимизировать.

Процессный подход в проектном управлении подходит не всем, и сопряжен с некоторыми трудностями. Во-первых, он подразумевает, что ваши процессы выстроены и описаны. Если процессы не выстроены, а проектная деятельность ведется несколько хаотично, то первым этапом создаются регламенты. Это может сделать руководитель проектного офиса или внешний консультант. Таким образом, в этом случае внедрение софта и стандартизация проектного управления идут параллельно. Однако на старте это потребует вложения времени и денег, как и любое индивидуальное решение.

Разным пользователям системного проектного управления – разные интерфейсы

Проекты часто охватывают сотрудников разных подразделений. При этом стандартные системы управления проектами и задачами традиционно предоставляют удобные инструменты для отдельных групп работников. Например, есть продукт, удобный для организации разработки и работы креативных подразделений: аналитики, дизайнеры, технические писатели. 

Однако случается, что для организации корпоративных проектов начинают в систему начинают заводить в систему и другие отделы. Например, топ-менеджмент, линейные руководители подразделений, рядовые исполнители от отделов (сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, и других специальных отделов). Такие сотрудники получают избыточно сложный функционал и относятся к внедрению цифровых инструментов с большим сопротивлением.

Идеальный вариант – возможность настройки экранных форм, отчетов и бизнес-процессов для сотрудников, у которых высокие требования к инструментам либо им сложно работать в проектных комбайнах или трекерах, разработанных для технических специалистов. В результате каждая группа пользователей, например, сотрудники отдела кадров и разработчики видит удобный для него интерфейс.

Обычно компании пользуются готовой платформой, созданной так, как ее видит вендор и его методологи. Но этот стандарт не всегда подходит конкретным заказчикам, поэтому удобно, когда появляется возможность вносить изменения под себя при минимальных финансовых вливаниях и трудозатратах. Например, когда вместо заложенной методологии появляется определенный набор Low-code инструментов, платформа может быть доработана и заточена под процессы заказчика или его бизнеса.

Особенно удачным будет решение, когда гибкие настройки и возможность адаптации появляются не только для всей системы, но и для каждого отдельного проекта. 

Например, у одной компании есть несколько направлений бизнеса, каждый из которых имеет свою специфику, соответственно, их проектная среда будет состоять из определенного набора функций и инструментов, а интерфейс будет различаться. В такой ситуации, как правило, используется единый стандарт, которым пользуется каждое из подразделений, даже если испытывает ряд неудобств. Второй вариант – приобретение отдельной системы проектного управления для каждого направления. Такой подход тоже сопряжен со сложностями. Поэтому в таком случае нестандартным решением может стать применение гибких настроек на различных уровнях.

Таск-трекинг каждому участнику ИСУП

Мы привыкли видеть систему управления проектами в первую очередь как инструмент для менеджера проекта. В ней представлены возможности для планирования и фиксации исполнения плана, которыми пользуется руководитель для мониторинга выполнения задач сотрудника. Другими словами – с помощью нее осуществляется контроль сроков и исполнительской дисциплины.

Гораздо реже система проектного управления обеспечивает постановку и выполнение задач самими исполнителями. Сотрудники используют для планирования календари, таск-трекеры или даже бумажные ежедневники.

Если ваша система содержит современный таск-трекинг, систему уведомлений и эскалаций, то это помогает сократить переключение внимания сотрудников и сделать совместную работу скоординированной.

В сочетании с автоматизацией бизнес-процессов вы получаете удобный инструмент. Система не просто выполняет функцию планировщика для руководителя проекта, а настраивает бизнес-процесс так, чтобы задачи приходили к конкретным исполнителям и вставали в их списки задач или на личные канбан-доски. Например, после оплаты счета на сотрудника автоматически встает задача от бухгалтера – приложить акт выполненных работ.

Гибридные методологии в системе проектного управления

В проектной деятельности существуют 2 основные группы методологий – классические (каскадные), например PMI, и гибкие, к которым относится SCRUM/Agile. Они отличаются между собой по сложности, функциональности и набору встроенных инструментов. Как правило, для определенного проекта используется одна методология, поэтому применение гибридных форм в рамках одного проекта можно считать новаторским решением. 

Например, на старте проекта важна последовательность шагов: анализ, заключение договорных документов, сбор команды и так далее. Такие жестко регламентированные процессы используются по каскадной методологии (waterfall), когда новый этап не начинается до тех пор, пока не завершится предыдущий. Однако нередко бывают ситуации, когда в определенный момент к проекту присоединяется креативная команда, для которой лучше применяется методология agile, являющаяся противоположностью каскадной. Она подразумевает цикличную работу, в которую разрешается вносить изменения.

Представим, что в конце проекта снова понадобились регламентированные жесткие мероприятия, которые невозможно вести по agile, и тогда приходится возвращаться к каскаду. Совмещение методологий на различных этапах одного проекта положительно влияет на скорость и качество его реализации.

Облачные технологии в системе проектного управления

Тренд на удаленную работу набирал обороты с 2010-х, и окончательно закрепился после Covid-19. Работа из дома для офисных сотрудников перестала быть чем-то необычным. При этом речь может идти как о полностью удаленной занятости, так и о внеплановом дне работы из дома «по семейным обстоятельствам». Реагировать на новые вызовы пришлось и бизнесу, и вендорам.

Если раньше система проектного управления устанавливалась стационарно на компьютерах, и чтобы получить доступ к данным необходимо приехать на работу. Сейчас эту задачу можно выполнить благодаря использованию облачных технологий, начав работу с SaaS-решением. В таком случае команда имеет доступ к рабочему контенту из любой точки, где есть доступ в интернет. Для работы нужен только браузер, а находиться в сети своей компании совершенно не обязательно.

В сложившейся ситуации компании обнаружили для себя и некоторые преимущества – можно получить в пользование ИТ-систему, не имея штатных инженеров, не закупая и не обслуживая инфраструктуру. Достаточно оплачивать продукт по подписке. Из минусов – если компания крупная, стоит уделить время изучению вопросов распределения нагрузки и информационной безопасности, возможно ваш вариант – это «частное облако» (Private Cloud).

Интерактивные дэшборды в реальном времени

Когда на одном экране собираются все данные, ключевые метрики и показатели, с помощью которых можно провести анализ и сделать отчет – это, бесспорно, удобно. Правда, в последнее время такое решение в системе проектного управления уже активно используется многими крупными компаниями и считается определенным стандартом. Тем не менее есть еще те, кто напрасно пренебрегают этим инструментом, активно развиваются BI-инструменты для малого и среднего бизнеса.

Искусственный интеллект

Искусственный интеллект активно штурмует самые разные области нашей жизни, поэтому обойти этот феномен в рамках изучения нестандартных подходов к организации проектной деятельности вряд ли удастся. Однако к использованию столь новых технологий в этой области стоит отнестись с небольшим скепсисом. Уместно говорить про использование искусственного интеллекта в качестве ассистента или помощника, способного сформировать задачи и организовать коммуникацию, но более глубокие процессы проектного управления, например, связанные с аналитикой, оптимальным построением календарных планов, доверять ему пока опасно. В критических областях, где цена ошибки высока, давать управление искусственному интеллекту не рекомендуется.

Геймификация проектного управления

Довольно редко практикуемое в российских компаниях решение. Добавление элемента игры в проектное управление не уменьшает серьезности настроя команды, а наоборот, может стать дополнительной системой мотивации сотрудников. Например, если за выполнение задач они получают виртуальные награды, привязанные к финансовому премированию либо другим видам бонусов, принятых в компании. Это может быть как автоматизировано в определенном проекте, так и просто заложено в культуру или методологию конкретной организации.

Решения в системе проектного управления: краткий вывод

Нестандартные решения в области проектного управления не всегда сопряжены с риском, часто это результат развития текущих инструментов и их гибридов для более точного попадания в «боль» заказчика.

Новые смелые решения дают возможность компаниям получить новый результат. В быстро меняющихся условиях полезно экспериментировать и мыслить шире, примеряя инструменты к своим задачам. Практикуясь на небольших проектах, вы сможете сделать вывод о том, что подходит под ваши реалии, а в каких случаях издержки превышают выгоды.