Сезонность в сувенирном бизнесе: как справиться с пиковыми продажами на праздники

Александр Байбулов

Основатель каталога бизнес-подарков и мерча «Топкаталог»

О стратегиях, которые помогут справиться с пиковой нагрузкой на праздники, рассказал создатель брендов Cofer и Bplanner, основатель каталога бизнес-подарков и мерча «Топкаталог» Александр Байбулов.

Какой сезон считается самым пиковым в сувенирном бизнесе

Опыт работы мировых компаний и моей, в том числе, показывает, что период пиковых продаж, к которому нужно основательно готовиться, – новогодний сезон. Причем этот период проходит в активной фазе в течение всего четвертого квартала, то есть трех последних месяцев года. Даже с сентября уже чувствуется увеличение нагрузки на все операционные подразделения компании, поскольку около 50% товаров отгружается именно в последнем квартале, перед Новым годом.

В преддверии гендерных праздников – 8 марта, 23 февраля, – тоже наблюдается определенный всплеск продаж, но он не такой сверхнормативный. Как правило, с нагрузками в эти праздники компании легко справляются, в отличие от новогоднего сезона.

Для того чтобы подойти к пиковым продажам в полной готовности, пройти этот период эффективно и получить достойную выручку, следует уделить внимание четырем важным аспектам работы компании.

Подготовка персонала к сезонным нагрузкам

Персонал – одно из наиболее непростых и важных направлений в организации работы фирмы. Во-первых, сложно предугадать, какие именно и в каких подразделениях понадобятся сотрудники в праздничный сезон. Во-вторых, нужно точно определить время на подготовку персонала. Для производственного работника понадобится 4-6 недель, для офисного – 2-3 месяца, а для управленческого персонала может потребоваться 3-6 месяцев. Это время нужно для того, чтобы сотрудники показали достойную эффективность работы в самое напряженное время. 

Важно, чтобы сотрудники не работали в течение года со стопроцентной загрузкой, поскольку велика вероятность, что к праздничному сезону они перегорят. А это приведет к потере эффективности, ошибкам, конфликтным ситуациям. Оптимально, чтобы сотрудники работали до четвертого квартала процентов на 70-80 своих пиковых значений эффективности. Включать максимум нужно именно в конце года.

Если мы говорим о бизнесе, который растет и развивается, то помимо сезонной идет стандартная нагрузка, связанная с развитием компании: открываются новые подразделения и направления, происходят другие важные бизнес-процессы. Как в этих условиях подготовить компанию к пику продаж?

Прежде всего, нужно оценить бизнес, смоделировать его в момент сезона (то есть четвертого квартала) и понять, какие подразделения нуждаются в усилении. Например, в некоторых направлениях может быть занять всего один сотрудник. Такое направление точно нужно усилить, добавив дополнительного сотрудника или объединив с другим подразделением. Также можно подумать, где в случае чего найти замену специалисту.

А случаи могут быть самыми разными: от ухода сотрудника на больничный до его увольнения. Представьте, что в самый разгар сезона единственный или очень важный работник заболел – это точно приведет к большим проблемам в бизнесе. Поэтому в течение года нужно держать кадровую структуру в таком состоянии, чтобы всегда был резерв кадров на случай форс-мажорных обстоятельств.

Кроме этого, в сезонные праздники можно использовать аутсорс. Например, в компании «Топкаталог» в 2023 году было принято решение сформировать штат продактов по направлениям, работающим удаленно, что позволяет платить специалистам исключительно за результат. Когда нужно производить максимум новинок, то достаточно просто усилить это направление. А когда времена более-менее спокойные, то компания может сэкономить деньги на выплатах таким специалистам. То же самое касается дизайнеров и менеджеров по продажам, которые могут подключаться именно к пиковому сезону. Такие сотрудники нанимаются по срочному договору на несколько месяцев.

Что касается производства, то иногда может понадобиться введение сменного графика, открытие ночных смен, добавление одного или нескольких рабочих часов, оплачиваемых сверх нормы. Благодаря корректировке работы производства можно эффективно пройти критические сезонные точки.

Подготовка инфраструктуры к нагрузкам в праздники

Чтобы успешно преодолеть сезонные нагрузки, важно подготовить инфраструктуру: офисные и складские помещения. Например, если руководство компании понимает, что в преддверии крупных праздников штат сотрудников вырастет, то оптимальный вариант – подключение к коворкингам. В таких пространствах есть все необходимое для комфортного труда: рабочие зоны, доступ в интернет, комнаты для переговоров и места для отдыха.

Можно использовать гибридный формат работы, когда часть персонала трудится на удаленке в так называемых хоум-офисах. Для решения важных вопросов можно встречаться в коворкингах, а основную часть рабочих задач выполнять дома. Это позволит сэкономить на аренде площадей: зачем снимать дорогой офис для временных сотрудников, которые после прохождения сезонной нагрузки уйдут, получив оплату по факту работы? 

Также нужно позаботиться о складских помещениях. Скорее всего, понадобится аренда складов временного хранения для бракованной или маловостребованной продукции, которая со временем скапливается. Такую продукцию имеет смысл переместить на склады временного хранения, пока не завершится праздничный сезон. А на основных площадях нужно размещать востребованные товары, которые будут на пике продаж в преддверии тех же новогодних праздников.

Где найти финансирование для подготовки к сезонным праздникам

Финансовый вопрос – один из важнейших. Нужно заранее найти средства, чтобы была возможность заблаговременно закупить подходящие товары и нанять недостающий персонал к сезону для получения максимальной прибыли в четвертом квартале и даже в начале следующего года. Полезным рабочим инструментом в этой ситуации могут стать возобновляемые кредитные линии (ВКЛ). Уже ближе к сезону – овердрафты, которые работают в течение нескольких месяцев. Брать овердрафты желательно в августе-сентябре, а ВКЛ – в первом-втором квартале.

Безусловно, задумываться о наращивании финансов нужно в самом начале года или даже в конце предыдущего, чтобы вовремя освоить средства. Здесь важной частью является планирование бюджета. Компания должна понимать, сколько денег понадобится к сезонным праздникам, чтобы обеспечить себе финансовый резерв для закупки продукта.

Под продуктом я имею в виду новинки, поскольку сувенирные товары – это всегда что-то новое. Рынок постоянно требует новинок, то есть каждый год нужно выпускать в продажу что-то свежее. Важно, чтобы новая продукция была не только на складе, но и у дилеров, которые будут ее распространять.

Средний цикл вывода новинки на рынок, если производство продукта находится в Китае (или в другом иностранном государстве) – примерно 9-10 месяцев. Если производство российское, то 4-5 месяцев. Поэтому уже в четвертом квартале идет подготовка новинок на следующий год, чтобы продукция активно продавалась в нужное время, то есть, по сути, через год.

Нужно уметь работать с ассортиментом. Например, во время уходящего сезона предлагать скидки на нереализованные товары, чтобы быстрее вернуть вложенные деньги. Можно создавать наборы продукции, включающие как востребованные товары, так и менее популярные, которые вместе будут хорошо продаваться. То есть важна глубокая и осмысленная работа с ассортиментом товара.

Как организовать работу маркетинга перед сезоном пиковых продаж

Маркетинговое направление активно работает все 9 месяцев с начала года вплоть до наступления праздничного сезона. От эффективности работы маркетологов в сувенирной отрасли напрямую зависит, состоится пик продаж или нет. Поэтому важно, чтобы у отдела маркетинга было как можно больше информации, в том числе от продакт-менеджеров, отдела закупок, руководства компании. На основе этих сведений формируются рекламные кампании и другие активности по продвижению продукции.

Маркетинг – отрасль, которая постоянно находится в развитии и зависит от трендов. Даже если разработан и утвержден маркетинговый план, все равно в этой сфере не обойтись без ситуативности и интуитивности. Ситуативный маркетинг предполагает проведение рекламных мероприятий, создание полезных интеграции и коллаборации. Поэтому важно, чтобы маркетологи знали обо всем, что происходит в компании и были в теме новостной повестки.

Если в компании выбрана стратегия продаж через дилеров, то важно, чтобы с ними выстраивались доверительные, практически дружеские отношения. Для этого также можно организовывать тематические встречи, например, два раза в год: в самом его начале и перед пиковым сезоном. Это нужно для того, чтобы дилеры знакомились с продуктовыми новинками, обменивались информацией, давали обратную связь по работе с партнером. Безусловно, такие мероприятия эффективны и их надо регулярно проводить.

Какие цвета в сувенирной продукции будут трендом в предстоящий сезон праздников

Выбор цвета, который будет лучше всего продавать товар, – непростая и ответственная задача в сувенирной отрасли. Точно никогда не угадаешь, какие оттенки будут востребованы в ближайшем будущем. Определенные тренды в цветовой гамме возникают, но через некоторое время они проходят и появляются следующие.

В вопросе выбора цвета мы пока используем опыт на основе истории продаж. Но дальше планируем опираться на четкие математические формулы, которые помогут нам принимать подобные решения.

Например, в этом году мы ставим на красное, поскольку наблюдаем, как этот цвет становится более востребованным. Скажу честно, мы учли растущую популярность красного в нашей закупочной тактике на текущий год.

Чистый белый цвет также всегда важен и нужен в отрасли B2B. Потому что если товара с подходящим оттенком нет, то берут белый. Он как чистый лист бумаги, на который можно нанести, что угодно, в том числе логотип любого цвета. Так что белый всегда должен быть в цветовой гамме продукции.

Что касается цветов Pantone, то они в сферу B2B приходят с опозданием. Например, в этом году достаточно популярен пурпурный цвет – фуксия. Но его вряд ли выберет большинство компаний в сувенирной отрасли в качестве основного.

С точки зрения дизайна в России базовыми являются белый, красный, синий и черный цвета. Хотя в последние лет 10 наблюдается вектор в сторону индивидуальности и самоопределения – компании часто выбирают совершенно другие цвета для своих логотипов и фирменных стилей.

Мы придерживаемся такой же тактики. В каталоге компании изначально сделана ставка на многоцветность продукции. Например, у кофера – нашего флагмана – более тридцати цветов и оттенков. С одной стороны, это преимущество, а с другой – определенная сложность. Потому что не все цвета одинаково продаются. Мы в большей степени сконцентрированы на базовых цветах, но все равно поддерживаем наличие редких оттенков, таких как бирюзовый или сиреневый.

В целом подготовка персонала и инфраструктуры, своевременный поиск финансирования и грамотная маркетинговая стратегия помогут подготовиться к пиковым продажам на праздники и получить достойную выручку. Такая бизнес-стратегия применима не только к сувенирному бизнесу, но и к другим схожим сферам коммерции.