Постоянно находиться в режиме цейтнота не только грустно, но и вредно для здоровья. Из-за пропущенного дедлайна по одной задаче сдвигаются сроки по другим. Вы нервничаете, ругаетесь и продолжаете ничего не успевать. Это замкнутый круг, из которого сложно вырваться. Но нет ничего невозможного.
Чтобы вернуться в нормальный рабочий режим и обрести душевное равновесие, есть 3 простых шага с конкретными техниками, подходами и инструментами. О них и пойдет речь в этой статье.
Содержание
Шаг 1. Боритесь с прокрастинацией
Прокрастинация – это постоянное откладывание даже важных и срочных дел. Такое поведение имеет много причин:
- перфекционизм. Вы откладываете задачи из-за страха их сделать неидеально;
- нет целей в жизни. Вы искренне не понимаете, а зачем все это нужно;
- отсутствие четкого плана. Вместо работы вы с удовольствием смотрите YouTube;
- задач слишком много. Вы не можете понять, за что взяться, если все равно ничего не успеете выполнить;
- усталость. Вы четыре дня подряд работали без отдыха, поэтому на пятый организм сказал «Достаточно»;
- соблазны. Выполняя сложную задачу, вы с радостью поддаетесь искушению выбрать отель для отпуска;
- отвлекающие факторы. Как только вы начинаете работать, кто-то сразу звонит, пишет сообщения и зовет пить кофе. И, конечно же, вы всем готовы уделить внимание.
Кто-то прокрастинирует, так как живет бесцельно, кто-то боится выполнить работу неидеально. Но какой бы ни была причина, результат один – задача не выполнена.
Вот несколько рабочих способов сделать день продуктивнее.
Ведите хронометраж
Иногда вы можете не замечать, что начали прокрастинировать. Ни разу не встали из-за компьютера, а количество дел не уменьшилось даже на половину. Необходимо выяснить, на что вы потратили время.
Это можно сделать двумя способами:
- автоматически – воспользоваться системой, которая будет наблюдать за поведением за компьютером;
- вручную – зафиксировать в табличке свои действия в течение дня с точностью до минуты.
Первый способ подойдет, если вы отвлекаетесь от дел в цифровом пространстве: сидите на YouTube и в соцсетях, играете в компьютерные игры. Если же вы прокрастинируете с книгой на диване, лучше вести таблицу. Иначе сервис просто отметит ваше отсутствие за компьютером.
Контролируя время, вы сможете понять, какие задачи выполняете дольше всего, можно ли их автоматизировать. Существует множество сервисов, выполняющих за вас рутинную работу. Например, Click.ru поможет автоматизировать ведение рекламных кампаний и получать дополнительный доход в рамках партнерской программы.
Пример таблицы с хронометражем дня. Чтобы достичь цели, описывайте каждый временной отрезок
Используйте Pomodoro
Такой подход основан на делении рабочего дня на отрезки времени – «помидоры». Классический «помидор» – работа в течение 25 минут, а затем перерыв 5 минут. После четырех «помидоров» перерыв длится 15 минут. Продолжительность можно устанавливать индивидуально. Например, работать 50 минут, а потом позволить себе десятиминутный отдых.
Чтобы не следить за временем, можно использовать таймеры: специальные приложения для компьютера и смартфона, расширения браузера. Они будут напоминать, что пора отдыхать либо снова приступать к работе. Расширения для браузера могут заблокировать доступ к указанным сайтам, чтобы не было соблазна зайти в соцсети в рабочее время.
Таймер для контроля «помидора» в браузере
Отключайте оповещения
Вы можете слышать звук смартфона каждую минуту: в школьном чате объявили о сборе денег на юбилей, друг пригласил в гости, в магазине началась распродажа, а банк списал с карты деньги за обслуживание. Отключите уведомления и не отвлекайтесь по мелочам. Но сделайте это так, чтобы важная информация не прошла мимо. Например, если в Telegram есть чаты с клиентами, не отключайте уведомления для всего мессенджера. Можно «замьютить» только флудильные чаты или отключить все уведомления, оставив пару исключений. Аналогично проверьте и другие приложения.
Проверяйте почту в определенное время
Желание оперативно отвечать на важные сообщения заставляет часто проверять почту, социальные сети и мессенджеры. Кроме того, мозг постоянно стремится переключиться со сложной задачи на простую, ведь важные письма приходят не так часто, как проверяется почта. Бесконечная проверка входящих – один из «пожирателей времени». Проверяйте почту в определенное время несколько раз в день.
Шаг 2. Планируйте время
Если утром вы садитесь за компьютер и тратите драгоценные минуты на чтение чатов, просмотр папок и попытки вспомнить, с каких задач хотели начать рабочий день, пора планировать. Перейти от хаоса к порядку помогут наши советы.
Выбирайте систему планирования
Для грамотной организации рабочего дня придумано много систем планирования. Сложно советовать какую-либо. То, что хорошо работает для одного, может оказаться бесполезным для другого. Расскажем про 3 популярные системы.
1-3-5
Эта система поможет распределить задачи на весь день и расставить приоритеты так, чтобы все успеть и похвалить себя за это вечером. Принцип работы прост. На каждый день вы сможете запланировать:
- 1 самую сложную и важную задачу;
- 3 менее важных дела;
- 5 мелких задач.
Таким образом можно запланировать на день 9 задач, различающихся по приоритетности и трудозатратам. Это достаточно много. Но самая сложная и важная всего лишь одна.
Пример списка задач специалиста по контекстной рекламе
Bullet Journal
Подход к планированию основан на системе ключей-символов и быстрых записях. Чтобы его попробовать, понадобится бумажный ежедневник с пронумерованными страницами. В нем должно быть несколько частей:
- карта ключей. На первую страницу вносятся символы, которыми будут обозначаться задачи, идеи, встречи, выполненные дела и пр..;
- индекс. Представляет собой содержание. В нем указывается, какая информация находится на конкретных страницах;
- ежедневник. Тут оформляется список задач, встреч на день;
- ежемесячник. Сюда вносятся ключевые дела на месяц, которые 100% не изменятся и не исчезнут;
- коллекции. В этот раздел вносятся тематические списки. Это могут быть книги, которые вы давно хотели прочитать, полезные ссылки и многое другое.
Индекс, пронумерованные страницы и аккуратное заполнение ежедневника по системе Bullet Journal помогут повысить продуктивность.
Пример ведения ежедневника по системе Bullet Journal
Матрица Эйзенхауэра
Это методика, помогающая расставить приоритеты и определить действительно важные задачи. Все текущие дела можно рассортировать по нескольким группам:
- важные и срочные – задачи, которые нужно выполнить в первую очередь и именно сегодня. Они появляются, когда вы не успели что-либо сделать;
- несрочные, но важные – обычные ежедневные дела;
- срочные, но неважные – задачи, которые нельзя отложить, но они не приблизят к поставленным целям;
- несрочные и неважные – это бесполезные дела, которые только расходуют время.
Чтобы рассортировать задачи, можно разделить квадрат на бумаге на 4 части или сделать электронную таблицу.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра с задачами таргетолога
Фиксируйте планы и задачи
Если вы будете держать в голове все дела, ни одна система планирования не сработает. Попытки запомнить все задачи приведут к снижению эффективности. Вы будете постоянно нервничать из-за страха что-либо забыть. Поэтому обязательно фиксируйте задачи любым удобным для себя способом.
Ежедневник. Несмотря на развитие технологий, многим удобно планировать дела в ежедневнике. Кроме того, очень приятно вычеркивать из длинного списка выполненные задачи. Если это про вас, осваивайте Bullet Journal, покупайте красивый ежедневник и вперед!
Маркерная доска. Еще один вариант для тех, кому нравится вручную записывать предстоящие дела. Все будет на виду и крупным планом. Выбрав такой способ, каждый день вы будете начинать с чистого листа. Посмотреть, что вы делали неделю назад, не получится.
Цифровые сервисы. Если вам не нравится писать от руки, попробуйте онлайн-сервисы. Такие инструменты позволяют:
- редактировать записи;
- хранить список дел в телефоне, если есть кроссплатформенность;
- устанавливать напоминания.
Выбирайте инструмент, который подойдет под вашу систему планирования.
Пример цифрового сервиса для планирования дел
Календарь. Очень простой цифровой инструмент. Выберите приложение и вносите списки дел на каждый день. Для доступа к задачам из любой точки мира, где есть интернет, советуем установить кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.
Пример списка задач в Google Календаре
Правильно формулируйте задачи
При большом количестве задач от конкретной формулировки может зависеть продуктивность.
Сравните две задачи:
- «Подготовить 2 новых креатива для кампании отеля в Instagram;
- «Таргет отель».
В первом случае сразу понятно, что нужно сделать. Особенно, когда в задаче есть переписка с клиентом и ТЗ. А во втором – сначала нужно понять, о чем идет речь.
В цифровых сервисах можно прикрепить к задаче макеты страниц, переписки, документы, схемы и т. д.
Чтобы не разгадывать ребусы, формулируйте задачи максимально четко. Это не лишняя трата времени, а рабочий способ повысить продуктивность.
Разделяйте большие задачи на несколько этапов
Этот простой прием помогает мозгу проще воспринимать задачи.
Сравните:
- «Запуск рекламной кампании в Яндекс.Директе для службы доставки»;
- «Сбор семантики по службе доставки для Яндекс.Директа».
Первая формулировка – глобальный проект, включающий десяток мелких дел. Его реализация может занять неделю. Вторая – разовая задача.
Когда вы увидите первую формулировку, то вряд ли сразу вспомните, на чем остановились. Кроме того, психологически сложно взяться за большую и сложную задачу, поэтому сроки могут затянуться.
Так можно разделить большую задачу на несколько маленьких
Шаг 3. Отдыхайте
Жизнь в течение недели или месяца на пределе возможностей может обернуться подорванным здоровьем и длительной прокрастинацией. Поэтому обязательно делайте следующее.
Спите
Кто-то может чувствовать себя энергичным и бодрым после шести часов сна, а кому-то не хватает и девяти. Важно выяснить свою потребность.
Для здорового сна рекомендуется:
- ложиться раньше, так как лучше всего организм восстанавливается в первую половину ночи;
- ложиться и вставать в одно и то же время;
- откладывать гаджеты подальше за 2 часа до сна.
Будьте активны
Сидячая работа, минимальные физические нагрузки могут привести к проблемам со здоровьем и, как следствие, к сниженной работоспособности. Поэтому начинайте заниматься:
- запишитесь в фитнес-клуб;
- гуляйте, катайтесь на лыжах, велосипеде, роликах;
- выполняйте домашние тренировки или делайте зарядку.
Добавьте физическую активность в распорядок дня
Первое время будет сложно, но потом появится энергия, мозг начнет работать активнее, а желание прокрастинировать пропадет.
Выделяйте время на хобби и досуг
Даже если работа приносит только положительные эмоции, важно переключаться. Иначе самое любимое дело может надоесть. Подберите для себя интересное хобби и выделите на него немного времени. Возвращаться к работе будет еще приятнее.
В качестве бонуса: 10 полезных инструментов
На этом, пожалуй, все. Эти 3 шага помогут сделать жизнь спокойнее, насыщеннее и продуктивнее. А напоследок – 10 полезных инструментов, чтобы пройти этот путь быстрее и легче.
1. Для планирования проектов и задач:
2. Для контроля времени:
3. Для работы по Pomodoro:
Желаем найти для себя подходящие способы продуктивности и все успевать!
ВКонтакте
