Подводные камни работы с фрилансерами: как избежать разочарования и сберечь время, нервы и деньги

Намереваясь сотрудничать с фрилансерами, можно изначально подумать, что все будет гладко и удобно, ведь процессы подразумевают огромную свободу как для заказчика, так и для исполнителя. Мы склонны видеть в людях только хорошее и верить, что все действуют из своих лучших побуждений. На самом деле существует множество подводных камней, с которыми можно столкнуться на разных этапах сотрудничества со специалистами на аутсорсе. 

Дабы избежать разочарования, сберечь свое время и улучшить процессы работы с фрилансерами, стоит помнить о некоторых моментах, изложенных в этой статье. Информация базируется на моем опыте в отрасли интернет-маркетинга, но материал будет актуальным для специалистов из разных сфер, в которых используются услуги фрилансеров онлайн. 

Кто исполнитель? 

Осуществляя поиск сотрудников на аутсорсе, может возникнуть проблема, что реальным исполнителем заказа будет не тот человек, которого мы собеседовали и расценили как адекватного и толкового. 

На аутсорсе есть много фрилансеров, у которых работают свои мини-команды. И тут возникает проблема. Мы думаем, что обсудили с исполнителем все нюансы задачи, но фрилансер не посчитал нужным ретранслировать все фактическому исполнителю, и ряд важных пунктов был проигнорирован. 

Будет сложно адаптировать под свои нужды таких мини-менеджеров, поскольку существует риск, что каждый новый заказ они могут отдавать другому работнику, который не осведомлен о нюансах. 

Всегда лучше работать с исполнителем напрямую, нежели через посредника. Выяснить это можно на этапе интервью, спросив у кандидата, работает ли он в одиночку или ему кто-то помогает. Также я внимательно смотрю примеры предыдущих работ каждого аппликанта, в частности, авторов документов, которые были присланы в качестве примеров. Например, если человек прислал три отдельных документа, созданных на разных компьютерах, а еще с разным оформлением статей, то это уже повод задуматься и уточнить у потенциального кандидата, кто ему помогает. 

Другой вариант: кандидат, прикрепляясь к вакансии, заявляет, что может легко писать по 10 тысяч слов в день. Это маловероятно, если самому писать качественный контент. 

Контроль понимания 

Начиная сотрудничество с фрилансером, важно убедиться, что он правильно вас понял. Помните, то что очевидно вам – очевидно только вам! Осуществлять контроль понимания нужно с помощью уточняющих вопросов. 

Максимально расписываем инструкции с фокусом на DON’T! Например, «не покупать ссылки на ресурсах с пометкой sponsored», «не использовать каждый донор более одного раза в рамках текущего заказа», «не превышать лимит слов» и так далее. Со временем вам удастся подстроиться друг к другу и уже не будет надобности тратить время на уточнение деталей. 

Не менее важно в начале сотрудничества проговорить, что фрилансер не имеет права нигде использовать результат работы, за которую вы ему заплатили. Даже если это кажется логичным и само собою разумеющимся, лучше лишний раз зафиксировать и получить подтверждение, что вас услышали. 

Соблюдаем личные границы 

Фрилансеры часто просят меня добавиться в друзья в Facebook или в LinkedIn. Раньше я соглашалась, ведь хотела казаться максимально дружелюбной и открытой. Но сильно пожалела об этом, так как стала объектом перманентного спама в личных соцсетях со стороны фрилансеров. 

К примеру, если у меня в какой-то момент не было для них работы, они начинали систематически меня «фоллоу апить». Часто это были бессмысленные сообщения для привлечения внимания, например «Hi Mam». Еще фрилансеры с ареала Индии-Пакистана-Бангладеша часто делились моими контактами со своими родственниками и друзьями и те активно писали мне с просьбой дать им работу. 

Поэтому нужно разграничивать личную и рабочую коммуникацию. Не стоит сразу добавлять себе в друзья своих фрилансеров, особенно новеньких. Хороший вариант – работать с аккаунта под вымышленным именем, ведь тогда назойливые фрилансеры не смогут найти ваш реальный профиль в соцсетях.  

Чрезмерное доверие 

Это один из самых распространенных и болезненных подводных камней при работе с фрилансерами. Столкнуться с ним можно уже на этапе просмотра примеров кандидатов на вакансию: иногда попадаются недобросовестные аппликанты, которые присваивают себе чужую работу и демонстрируют ее в качестве собственных примеров. 

Лучше всего начинать сотрудничество с маленького тестового задания, которое позволит проверить реальные скиллы человека. 

Многим фрилансерам свойственно откладывать выполнение работы впритык до дедлайна, они расслабляются либо переключаются на другие заказы. Потом не успевают сделать задачу вовремя либо спешат и не фокусируются на качестве. 

Чтобы не допустить этого, стоит распланировать условный прогресс работы и запрашивать у исполнителя промежуточные результаты. Например, если вы заказали 5 статей с дедлайном на 7 дней, то поставьте условие, чтобы писатель присылал их вам по одной по мере написания. Такой флоу позволит вам также контролировать качество контента и быстро реагировать, если возникли замечания. 

Хорошо мотивирует присылать работу вовремя система штрафных санкций. Например, за каждый день опоздания минусовать 10% от общей суммы оплаты. Главное, предупредить фрилансера об этом на этапе постановки задачи.  

Фокус на качестве 

Важнейшая цель для вас как для заказчика – получить качественно выполненную работу. У фрилансера может быть «свое» представление о качестве, и оно не всегда совпадает с мнением клиента. Здесь вам как клиенту необходимо синхронизироваться с фрилансером в вопросе конечного результата. 

Что для вас означает хорошая работа? Покажите несколько примеров, которые вам нравятся и на которые можно ориентироваться. Отправляя задачу, предоставьте фрилансеру список инструментов, которыми вы будете проверять работу. Например, чем вы будете проверять уникальность статьи, плотность ключевых слов в тексте, грамматику, и какие допустимы нормы. Если зафиксировать эти пункты вначале, фрилансер сам будет проверять свой текст с помощью этих инструментов и сразу улучшать проблемные места. 

Еще одна распространенная ошибка при работе со специалистами на фрилансе – после нескольких успешно выполненных заказов клиент начинает всецело доверять исполнителю и не уделяет много времени на проверку работы. Этого не стоит делать, поскольку фрилансеры хорошо это чувствуют и тоже расслабляются. Нужно всегда держать их в тонусе, они должны знать, что клиент все смотрит и внимательно проверяет.  

Увеличивать нагрузку на каждого исполнителя стоит постепенно, ведь фрилансеры легко соглашаются на много заказов от разных клиентов одновременно, что может негативно отразиться на качестве результата. Также имеет смысл уточнить, когда именно фрилансер планирует работать с вашей задачей. Такой вопрос позволит ему условно зафиксировать временные рамки и поможет организовать свое время. 

Исчезновение фрилансера 

К сожалению, рано или поздно с этой проблемой сталкивается практически каждый, кто работает с несколькими фрилансерами. Иногда обстоятельства складываются так, что у человека пропадает интернет, случаются неприятности личного характера и он не может выйти на связь и сообщить об этом своему клиенту. 

«Исчезновение» особенно характерно для людей из таких регионов, как Индия, Бангладеш, Филиппины, Кения. Такие страны нестабильны с точки зрения социальной ситуации, а также регулярно подвергаются климатическим катаклизмам. Даже имея доступ к интернету, фрилансеры из этих регионов редко считают необходимым сообщить клиенту о своих проблемах и просто исчезают.  

Это самый сложный момент в работе с фрилансерами, поскольку неизвестно, что происходит и появится ли исполнитель в ближайшее время. Полностью предвидеть это невозможно, но есть несколько советов, которые могут помочь в таких случаях. 

1. Устанавливаем доверительные отношения с фрилансерами и просим их быть максимально коммуникабельными с вами: если что-то пошло не так, пусть они без колебаний поставят вас в известность. Все мы люди, и это жизнь.  
2. Просим дать альтернативные контакты, на всякий случай. Если вы работаете через конкретную фриланс-платформу, делать это стоит очень аккуратно, чтобы вас не заподозрили в том, что вы хотите работать с человеком вне платформы и платить ему напрямую. Все фриланс-платформы этого опасаются и могут даже заблокировать аккаунты. 
3. Стараемся действовать превентивно: указываем дедлайн немного раньше, чем вам нужно на самом деле. Если фрилансер не вышел на связь в оговоренный день, это может быть тревожным звоночком. Возможно, вы еще успеете перезаказать работу другому исполнителю. Следовательно, есть смысл адаптировать несколько фрилансеров на один вид работы, чтобы можно было использовать их для бекапа.  

К слову о платежах. Фрилансеры часто просят заказчика пойти навстречу и платить им напрямую, чтобы избежать комиссий аутсорс-платформ. При этом они снижают свой рейт, что нередко подкупает заказчиков. 

Помимо того, что существует риск быть заблокированным со стороны платформы, иногда бывает сложно доказать фрилансерам, что им были отправлены деньги, ведь они утверждают, что ничего не получали.  

Чтобы не тратить время на доказательства обратного, важно максимально детализировать в назначении платежа, от кого средства и за что именно. Если же работать через аутсорс-платформу, вопросы к платежам возникают редко, поскольку процессы там стандартизированы и все под них легко подстраиваются.  

В заключение 

Как видим, подводных камней не так уж и мало. Опыт работы с фрилансерами может показаться противоречивым, нервозатратным и, порой, сложным. Это обоснованно, ведь на аутсорсе меньше рычагов влияния, другая мотивация. Советы, изложенные выше, помогут лучше подготовиться к взаимодействию с исполнителями на фрилансе и наладить процессы.